⭐ Qué aprenderemos a construir

Así se verá el gestor de contenidos al editar tu curso:

Así verá el alumno estos mismos contenidos:

🚀 Guía de Inicio Rápido

✅ Resultado esperado: Tu contenido aparecerá inmediatamente en la lista del gestor. Los inscritos verán el contenido ordenado según tu estructura, con acceso controlado por su estado de pago, por perfil de inscripción, y según los extras por los que hayan pagado (opcional).
 

📖 Guía Detallada PASO A PASO

Paso 1: Navega a la Sección de Recursos y contenido multimedia de tu Curso

🎯 ¿Por qué este paso?
Acceder a la sección correcta es el punto de partida. Aquí es donde controlas todo lo que ven tus estudiantes: desde PDFs descargables hasta lecciones en video incrustadas, o extensos artículos de contenido.

💡 Recuerda !
Luego debes ACTIVAR cada uno de estos recursos para los PERFILES de inscripción que corresponda. Es decir, es posible que algunos contenidos sean solamente para cierto tipo/perfil de alumno/inscrito. 

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Inicia sesión en tu cuenta de INSCRIPCION.ONLINE
2. Ve al listado de tus eventos/cursos
3. Selecciona el evento donde deseas agregar contenidos
4. Busca la sección titulada "Recursos y Contenido Multimedia [opcional]"
5. Verás un área con el botón verde "+ Añadir"

Paso 2: Agregar EXTRAS OPCIONALES DE PAGO

🎯 ¿Por qué este paso?

Como se ha dicho en el recuadro anterior, a menudo es útil crear en tu curso unos EXTRAS OPCIONALES, que pueden ser gratuitos pero normalmente les pondrás un precio. Ofrecer estos extras te va a permitir restringir el acceso a ciertos contenidos solo para inscritos que hayan pagado por esos EXTRAS OPCIONALES, como veremos más adelante en esta guía.

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. En la ficha del curso busca la sección "Actividades / extras [opcional]"
2. Rellena el Título para el primer extra
3. debes indicar un número máximo de "plazas", así que pon un número grande si se trata de un descargable digital
4. indica un "Coste extra" que incrementará el precio de la inscripción de los alumnos que escojan este EXTRA (puedes poner un 0)

Parea nuestra guía, crearemos solamente dos extras.

Paso 3: Inicia la Creación de un Nuevo Contenido

🎯 ¿Por qué este paso?
Al hacer clic en "Añadir", se abre el formulario donde definirás qué tipo de contenido quieres agregar y para quién será accesible. Este es el momento clave para tomar decisiones sobre cómo presentar tu material.

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Haz clic en el botón "+ Añadir" (botón verde)
2. Se expandirá un formulario con varios campos:
   • Título (obligatorio): Nombre descriptivo del recurso
   • Descripción (opcional): Explicación breve de qué contiene
   • Estado de la inscripción (obligatorio): Cuándo estará disponible
   • Tipo de recurso (obligatorio): Qué tipo de contenido agregarás
   • Archivo: Indica qué documento de tu computadora subir

💡 Consejo: Rellena el Título con algo claro y específico. Por ejemplo: "EBOOK: Introducción a PHP" en lugar de solo "Material". Tus estudiantes lo verán en su lista de recursos.

Paso 4: agregar contenido tipo HTML con multimedia

🎯 ¿Por qué este paso?

Posiblemente los contenidos de tipo HTML CON MULTIMEDIA son los más usados y los más útiles. Nos permiten agregar a nuestro curso una página tipo HTML que por tanto puede contener casi cualquier obejto multimedia. Puede servir para publicar:

• artículos de documentación ilustrados con imágenes, como esta guía, pero solo accesible para los inscritos a nuestro curso (!)
• ¡ también para incluir video-tutoriales ! es decir, en esa página HTML podemos pegar el típico código de inserción de un vídeo de Youtube, Vimeo o cualquier otro proveedor

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Vas al gestor de "Recursos y Contenido Multimedia" de tu curso
2. Pulsas en "Añadir" y lo rellenas así:
   • Título (obligatorio): Nombre descriptivo del recurso
   • Descripción (opcional): Explicación breve de qué contiene
   • Estado de la inscripción (obligatorio): Cuándo estará disponible
   • Extra requerido (opcional): escoger un EXTRA de pago si se requiere
   • Tipo de recurso (obligatorio): "Contenido HTML con multimedia (textos, vídeos...)"
   • Bloque HTML (obligatorio): "++ Crear desde cero ++"

📍 Al "GUARDAR CAMBIOS" el contenido es agregado "en blanco" a la lista de contenidos de tu curso, y eres redirigido a una nueva página en donde puedes construir ese contenido HTML usando un editor WYSIWIG (visualmente fácil de usar), agregando "texto HTML enriquecido" (títulos, subtítulos, listas de viñetas, negritas, subrayados, enlaces, sangrados, tablas y hasta agregar imágenes y vídeos:

Paso 5: zonas HTML editables (y reutilizables)

Paso 6: intercala elementos "TÍTULO" y "PÁRRAFO"

🎯 ¿Por qué este paso?

Al inicio y entremedio agrega elementos del tipo **TÍTULO** y así los contenidos quedarán presentados en bloques más fácilmente entendibles para el alumno.

También puedes agregar elementos del tipo **PÁRRAFO** para agregar por ejemplo "instrucciones de uso" de cada bloque o contenido. Pero recuerda que "menos es más", es decir que a menudo redactar menos texto hace más comprensible los contenidos. Evita poner demasiada información textual.

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Pulsas el botón "Añadir"
2. Escoges el "Tipo de recurso": **TÍTULO**
3. Escoges el estado de la inscripción para mostrar este título
4. Pulsas el botón Añadir de abajo

💡 Consejo: te conviene que el "estado de la inscripción" sea el mismo que el de los contenidos que encabeza este título.

Paso 7: agregar CONTENIDOS QUE REQUIEREN UN PAGO EXTRA

🎯 ¿Por qué este paso?
Esto es opcional, pero suele ser práctica habitual que es muy rentable: agregar al final ciertos contenidos "de profundización" (por ejemplo) que puedan requerir un pago extra. O tal vez acceder a las grabación de un webinar exclusivo que se ofreció en cierta ocasión por parte de un experto, etc.

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Ves a la sección "Recursos y Contenido Multimedia" de tu curso
2. Opcionalmente (recomendado) primero agrega un contenido del tipo **TÍTULO**, indicando el EXTRA de pago que es REQUERIDO para acceder a estos contenidos de pago
    - Estado de la inscripción: VALIDADA
    - Extra requerido: (dejar en blanco)
3. Opcionalmente (recomendado) agrega a continuación un contenido del tipo **PÁRRAFO**, aclarando a los que no hayan pagado por ese EXTRA que pueden hacerlo si quieren acceder a los contenidos a continuación
    - Estado de la inscripción: VALIDADA
    - Extra requerido: (dejar en blanco)
4. Agregas los contenidos que van a ser de acceso restringido:
    - Estado de la inscripción: PAGADA
    - Extra requerido: (seleccionar el EXTRA requerido)

Paso 8: ACTIVA LOS CONTENIDOS EN CADA PERFIL

🎯 ¿Por qué este paso?
Este es el último paso, pero indispensable: hay que ir a editar cada uno de los perfiles de inscripción a tu curso, y activar para cada perfil los RECURSOS que hemos estado agregando arriba.

Esto te permite tener contenidos preparados en tu curso para por ejemplo mostrar a los alumnos de un NIVEL u otro, por ejemplo. O simplemente tal vez has creado dos perfiles de inscripción con diferentes precios (socios vs. no-socios) y quieres hacer visibles todos los recursos para los socios, pero solamente algunos recursos para los no-socios, o a la inversa.

📍 ¿Cómo hacerlo?

1. Una vez agregados todos los contenidos en el gestor de "Recursos y Contenido multimedia" de tu curso
2. Ves a editar cada uno de los PERFILES de inscripción
   
3. Activa los RECURSOS que desees
   

📚 Casos de Uso Reales

Caso 1: Curso en Línea de PHP para Desarrolladores (Contenido Mixto Gratuito + Premium)

Escenario:
Eres una academia que dicta cursos de programación. Deseas ofrecer las primeras 2 lecciones de forma gratuita para atraer inscritos, pero el contenido avanzado (lecciones 3-6) solo para quienes paguen.

Configuración recomendada:

Contenidos gratuitos (Estado: Validada):

• Título: "EBOOK: Introducción a PHP" → Tipo: Documentos descargables (PDF) → Estado: Validada
• Título: "Lección 1: Introducción" → Tipo: Contenido HTML con 13 videos embebidos → Estado: Validada
• Título: "Lección 2: Operadores" → Tipo: Contenido HTML con 3 videos embebidos → Estado: Validada

Contenidos premium (Estado: Pagada):

• Título: "Lección 3: Condiciones, ciclos y funciones" → Tipo: Contenido HTML con 10 videos → Estado: Pagada
• Título: "Lección 4: Arrays" → Tipo: Contenido HTML con 4 videos → Estado: Pagada
• Título: "Lección 5: Clases y Objetos" → Tipo: Contenido HTML con 5 videos → Estado: Pagada
• Título: "Lección 6: Base de datos" → Tipo: Contenido HTML con 6 videos → Estado: Pagada

Caso 2: Evento Corporativo con Materiales Descargables y Presentaciones

Escenario:
Una empresa realiza un seminario de 3 días. Cada día tiene una presentación PowerPoint, materiales de apoyo en PDF, y un video resumen de 10 minutos grabado en Vimeo.

Configuración recomendada:

Estructura:

• Título: "Materiales - Seminario Corporativo" (elemento informativo)
• Título: "Día 1: Transformación Digital" → Tipo: Documentos descargables (PDF con presentación)
• Título: "Día 1: Video Resumen" → Tipo: Contenido HTML con video Vimeo embebido
• Título: "Día 1: Material de Apoyo" → Tipo: Documentos descargables (PDF con ejercicios)
• (Repetir para Días 2 y 3)
   
• 💡Título: "BONUS: Plantilla de Acción" → Tipo: Documentos descargables (Excel) → Estado: Pagada (con un EXTRA REQUERIDO de pago)

Estado de inscripción:
Todos con "Validada" si el seminario es gratuito, o "Pagada" si es de pago.

Caso 3: Certificación Profesional con Módulos Opcionales de Pago

Escenario:
Ofreces un curso de certificación en 6 módulos. Los primeros 4 módulos cuestan €99, pero los módulos 5 y 6 (considerados "Avanzados") son add-ons opcionales de €29 cada uno.

Configuración recomendada:

Módulo base (Pagada):

• Lecciones 1-4 con todos sus contenidos (videos, PDFs, ejercicios) → Estado: Pagada

Módulo "Avanzado" opcional (requiere pago adicional):

• Lecciones 5-6 → Estado: Pagada + requerido EXTRA DE PAGO "Módulo Opcional: Técnicas Avanzadas" (de 29€)

⚠️ Consideraciones Importantes

Restricciones Técnicas

• 🚫 Archivos descargables: no más grandes de 4Mb. Se recomienda comprimir archivos muy grandes (>4MB). Si necesitas ofrecer archivos más pesados entonces súbelos a cualquier servidor de compartición de archivos y comparte su acceso en un contenido de tipo HTML.
• 🚫 Contenido HTML y Javascript: Corre bajo tu riesgo y cuenta personalizar el CSS y Javascript de tus contenidos de tipo HTML. Solo se recomienda hacerlo si sabes qué es lo que haces, porqué podrías "romper" completamente la visualización de tu portal de inscripciones o la carga de contenidos en el navegador web de tus alumnos.
• 🚫 Videos embebidos: Puedes embeber códigos de IFRAME que te den plataformas habituales como Youtube, Vimeo, PeerTube, etc. Pero también puedes usar etiquetas HTML del tipo <video> apuntando a URLs de archivos alojados en otros servidores, pero esto no es muy recomendable si no sabes lo que haces. Recuerda que los videos a compartir en un navegador web pueden estar codificados con unos POCOS codecs muy estándards para navegadores web.
• 🚫 Cantidad de contenidos: Aunque no hay límite técnico oficial, interfaces con más de 50-100 recursos pueden volverse lentas. Organiza en eventos/cursos separados si tienes muchos. Especialmente se ralentzará mucho la carga de las páginas del curso si en una misma página pones varios vídeos. Procura poner 3-4 vídeos como mucho en una misma página. 
• 🚫 Cambios retrospectivos: Si cambias el "Estado de inscripción" de un contenido, SÍ afecta a inscritos pasados. Es decir que al cabo de un ciertos meses/años de haberle sacado provecho a un curso puedes cambiar el "Estado de la inscripción" a VALIDADA y así todos podrán acceder a todos los contenidos del curso. Lo mismo aplica a los EXTRAS REQUERIDOS: si los dejas de requerir para algún contenido entonces automáticamente ese contenido quedará accesible para todos.
• 🚫 Caracteres especiales: En títulos, evita usar caracteres especiales de HTML (">", "<", etc.) que podrían romper el HTML. De hecho, tanto en los contenidos tipo **TÍTULO** como los tipo **PÁRRAFOS** el sistema limpiará cualquier etiqueta HTML que hayas usado.

🔧 Proveedores de alojamiento de video

Para alojar los vídeos que usarás para tus cursos tienes una variedad casi inacabable de proveedores, cada uno de ellos con sus restricciones y sus ventajas. Gratuitos, de pago y FREEMIUM (=uso limitado GRATUITO, y uso ilimitado de PAGO).

❓ Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo cambiar la posición de un contenido después de crearlo?
R: Sí, absolutamente. Usa las flechas "arriba" que aparecen al lado de cada contenido en la lista. El orden se guarda automáticamente.

P: ¿Qué sucede con el acceso de los alumnos ya inscritos (gratis o de pago, con extras o sin extras) si yo modifico las condiciones de acceso a cada contenido?
R: El sistema aplicará en cada momento las últimas políticas de acceso que hayas definido. De este modo puedes hacer accesible contenidos que antes no lo eran para ciertos alumnos.

P: ¿Puedo embeber videos de plataformas que no son YouTube o Vimeo?
R: Depende de la plataforma. Normalmente sí. Si es mediante el COPIA Y PEGA de un IFRAME, siempre puedes hacerlo. Si es usando un reproductor de HTML/javascript, pruébalo. En principio debería funcionar. Si necesitas ayuda consúltanos.

P: ¿Los estudiantes pueden descargar los contenidos HTML, o solo leerlos en el navegador?
R: Solo leerlos en el navegador. Si deseas que descarguen el contenido, mejor agrégalo como "Documento descargable" (en formato PDF o similar).

Aunque si tu preocupación es que NO SE LOS PUEDAN DESCARGAR, entonces debes saber que cualquier contenido que vean en su navegador web es descargable... por medios más o menos sofisticados según si por ejemplo es video, o si el video tiene mecanismos sofisticados anti-grabación. Esto depende de tu proveedor de alojamiento de video.

P: ¿Hay un límite de contenidos que puedo agregar a un curso?
R: Técnicamente no, pero por usabilidad se recomienda no superar 100-150 contenidos en un solo evento. Si tienes más, considera dividir en cursos separados. Tampoco se recomienda que un mismo "recurso de tipo HTML" tengas insertados más de 5 vídeos, porqué entonces la carga de la página se vuelve muy pesada para ciertos dispositivos de tus alumnos (teléfonos por ejemplo o conexiones de datos). La regla de oro es DOSIFICAR los contenidos en diferentes lecciones.

P: ¿Puedo programar que un contenido esté disponible solo en una fecha específica?
R: No. Al menos no de momento. Una vez que un inscrito ha pagado por un curso tiene acceso "de por vida" a los recursos que le hayas puesto ahí. Claro, que siempre puedes manualmente desactivar ciertos contenidos en el PERFIL DE INSCRIPCIÓN, y entonces todos los alumnos que se hayan inscrito en él perderán acceso a esos contenidos! 

P: Si uno de mis estudiantes compra un módulo opcional, ¿se actualiza automáticamente su acceso?
R: Sí, si la plataforma está integrada con tu pasarela de pago (Redsys, Stripe, etc.). El estado del estudiante se actualiza automáticamente al completar el pago, y accede a los contenidos que requieran ese EXTRA DE PAGO.

P: ¿Puedo usar HTML5, CSS3 y JavaScript personalizado en el editor?
R: HTML y CSS sí, sin problemas. JavaScript tiene restricciones por seguridad. Se recomienda usar HTML/CSS básico y usar el editor WYSIWYG para evitar complicaciones.

Documento preparado el 09 de noviembre de 2025 | Versión 1.0

Actividades o extras opcionales: lo básico

Si ya conoces nuestra plataforma, probablemente estés familiarizado con los extras opcionales. Si no, te recomendamos revisar nuestra guía completa sobre extras opcionales.

En resumen, los extras opcionales te permiten:

• Ofrecer a los inscritos listas de actividades (talleres, conferencias), objetos (merchandising) o servicios adicionales (transporte, alojamiento)
• Establecer precios para cada extra, aumentando el costo total de la inscripción
• Controlar el número de plazas disponibles para cada extra
• Configurar reglas de selección (mínimo y máximo de extras que pueden elegir)

Esta función es especialmente útil en congresos o cursos donde, por ejemplo, quieres que los participantes elijan dos talleres entre una oferta de veinte opciones disponibles.

Cómo configurar la modificación de datos

La configuración es sencilla, pero es importante destacar que debes hacerla individualmente para cada perfil de inscripción de tu evento, lo que te da flexibilidad para establecer diferentes políticas según el tipo de participante.

Para configurarlo:

1. Ve a la ficha de configuración del perfil de inscripción
2. Localiza el apartado Información básica
3. Busca la sección Hasta cuando los inscritos pueden hacer cambios:

Opciones de configuración

1. Fecha límite para cambios (HASTA CUÁNDO)

Puedes elegir entre:

• Por siempre: Sin límite de tiempo para modificaciones
• Hasta el final del período de inscripción
• Hasta el final del evento
• Hasta una fecha específica: Estableces una fecha concreta
• Nunca: No se permiten modificaciones

La mejor opción dependerá de la naturaleza de tu evento y tu relación con los participantes.

2. Modificación de ACTIVIDADES O EXTRAS OPCIONALES

Esta configuración es crucial porque los extras normalmente están sujetos a control de plazas o stock:

• Nunca: Los inscritos deben comunicarse directamente contigo para cualquier cambio. Esta fue la única opción disponible durante los primeros 10 años del software, pensada para evitar problemas con los cupos limitados.
   
• Solamente los gratuitos: Permite modificar únicamente los extras sin costo. Aunque el inscrito cambie sus elecciones, el sistema mantendrá actualizado el control de plazas/stock en todo momento.
   
• Cualquiera: Permite cambiar cualquier extra, incluso los de pago. Si se elimina un extra de pago, se aplicará un descuento al precio total. Si se añade, aumentará el precio. Esto puede generar saldos pendientes o devoluciones si ya se había pagado.

Cómo lo experimentará el inscrito

Para modificar sus datos, el participante debe:

1. Acceder a la zona "Mis inscripciones" con su usuario y contraseña

2. Seleccionar la inscripción que desea modificar del listado

3. Una vez dentro, verá las listas de extras configuradas para su inscripción

Ejemplo práctico:

En un evento con dos listas de extras:

• Primera lista: "¡Ayúdanos a becar!" (opciones de donativo, DE PAGO)
• Segunda lista: "Grupos de trabajo" (talleres GRATUITOS incluidos en la inscripción)

Si el perfil está configurado para permitir modificar solo extras gratuitos, el inscrito:

• No podrá cambiar su selección en la primera lista
• Sí podrá modificar su selección en la segunda lista

Para ver/editar otros datos del formulario, el inscrito debe pulsar el botón "Mostrar el formulario de inscripción", que desplegará los campos con sus respuestas originales.

Los campos serán editables y aparecerá el botón "Enviar" únicamente si:

• El perfil de inscripción permite cambiar estos datos
• La fecha actual está dentro del periodo habilitado para cambios

Consideraciones adicionales

• Flexibilidad administrativa: Puedes modificar cualquier configuración en cualquier momento y el sistema aplicará los cambios inmediatamente.
   
• Notificaciones automáticas: Cuando un inscrito modifica sus extras, el sistema envía notificaciones por correo a:
   
    * Usuarios administradores
    * Coordinador del evento
    * Responsable del grupo de procedencia (si utilizas esta función)
   
• Sin costos adicionales: Estos cambios no implican ningún costo extra para ti como organizador, ya pagaste la inscripción cuando la persona se registró inicialmente.

Para cualquier duda adicional sobre esta función, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.

Esta funcionalidad fue desarrollada para el siguiente uso de uno de nuestros clientes, que posiblemente te ayude a entender si también te puede ser útil:

• tienes un formulario del tipo "solicitar colaboración" que se rellena como mucho una vez por año por tu audiencia
• consigues acumular decenas de respuestas a ese formulario el primer año
• quieres que el segundo año las mismas personas lo tengan fácil para revisar los datos que dejaron el primer año y puedan hacer cambios

Eso es lo que a continuación te permitirá conseguirlo de una forma sencilla y a la vez segura, que preserve la privacidad de los datos.

Es más, se ha aprovechado para introducir la idea de que puedes permitir que alguien que acaba de responder a un formulario pueda hacer cambios en sus respuestas dentro de las primeras 48 horas, reemplazando a las respuestas originales. Veamos cómo hacer todo esto.

Índice

• Crear un formulario de contacto
• Configurar el permiso para modificar respuestas
• Costo de esta modificación de respuestas
• Cómo modificar mis respuestas a un formulario

Crear un formulario de contacto

Esto que explicaremos aquí no se refiere a los formularios de inscripción a un evento, sino a los formularios del módulo CONTACTOS, que habitualmente se usan para crear formularios de contacto, de solicitud de ayudas, de propuestas de colaboración, de encuestas de satisfacción, etc.

Como ejemplo, trabajaremos con este de aquí, que la fundación que ha pagado por esta mejora de la plataforma usa para convocar a las personas que quieeran solicitar ayudas:

Configurar el permiso para modificar respuestas

Hasta aquí es cómo ha funcionado siempre (por maś de 10 años) estos formularios: la gente los rellena y el administrador es avisado por correo y puede además consultar las respuesta en una tabla del panel de administrador.

Lo nuevo viene ahora: cuando desde el panel de administrador vamos a editar un formulario de contacto ahora encontramos esta sección:

En donde podemos definir de forma independiente si permitir o no la modificación de respuestas en estos 3 intervalos de tiempo:

• en las primeras 48 horas
• en el primer año
• más allá del primer año

especificando para cada intervalo una de estas 3 opciones:

• no permitir cambios
• permitir cambios y reemplazar las respuestas originales
• permitir cambios y almacenar como nueva respuesta

Cada una de esas posibilidades merece su explicación:

• no permitir cambios, es el comportamiento por defecto y se corresponde con lo que sucedía hasta ahora siempre. Simplemente la gente pasa por tu página, rellena el formulario y ya no puede hacer nada más al respecto.
• permitir cambios y reemplazar las respuestas originales, está pensado para permitir a las peersonas modificar las respuestas originales si acaso se equivocaron la primera vez, y por esa razón la opción razonable sería que las nuevas respuestas reemplazasen a las originales.
• permitir cambios y almacenar como nueva respuesta, está pensado para el caso de uso se ha explicado al inicio de la fundación que ha financiado esta funcionalidad en la plataforma: permitir que alguien que en su día (posiblemente hace meses o incluso más de un año) respondió a un formulario pueda

1) revisar qué respondió en su día
2) e incluso generar una respuesta nueva al mismo formulario aprovechando las respuestas al formulario, pues probablemente muchas sean iguales a la última vez (datos de contacto, datos biográficos, etc.)

entonces cuando esa persona pulse en el botón "enviar" del formulario, las respuestas se guardarán como un nuevo registro en la base de datos, tal cuál como si lo hubiera rellenado desde cero. La ventaja es que el sistema le dejó "heredar" las respuestas de la última ocasión.

A continuación veremos cómo lo experimenta y usan las personas que rellenan los formularios.

Costo de esta modificación de respuestas

Si llevas un tiempo usando nuestra plataforma ya sabrás que nuestro compromiso es la de **ofrecer el 100% de las funcionalidades a todo el mundo** y que cada uno pague por lo que usa.

Por esa razón, cuando alguno de tus contactos modifique su respuesta a un formulario que rellenó previamente, se te descontará la misma cantidad de saldo que cuando lo rellenó la primera vez.

Apenas con una excepción: los cambios que se hagan dentro de las primeras 48 horas no tienen costo. Entendemos que ya pagaste por que esa persona rellenó el formulario, y por tanto hemos querido incluir que pueda hacer cualquier cambio en las primeras 48 horas, sin ningún costo extra.

Cómo modificar mis respuestas a un formulario

Por último, nos vamos a poner en los zapatos de alguien que ha rellenado con anterioridad un formulario y ahora quiere modificar alguna respuesta o generar una nueva respuesta a ese formulario en base a una respuesta anterior.

Para ello es necesario que acceda como "usuario externo" al sistema. Para ello debe haber un acceso directo al "Acceso de usuarios" en alguna esquina del portal web, normalmente con un icono del tipo "usuario":

Si tu portal es de inscripciones, entonces sirve el mismo acceso que normalmente se llama "Mis inscripciones".

En ambos casos hay en la parte inferior un enlace que se llama "¿Olvidó su contraseña?" que debe usar esta persona que necesita revisar las respuestas a un formulario. Y debe hacerlo porqué si la única interacción que ha tenido esta persona con tu portal web es el de rellenar formularios, sabrás que nunca se le pidió una contraseña, entonces por esta razón necesita seguir este asistente para poder acceder y definir la contraseña de su preferencia.

Nota: las personas que se hayan inscrito en alguno de tus eventos o hayan comprado en tu tienda (si tienes habilitado el módulo TIENDA en tu portal web) no necesitan usar este asistente de pérdida de contraseña porqué ya tienen un usuario y una contraseña creados.

Como sea, una vez dentro verá el menú del "Panel de usuario":

• Debe visitar la sección "Datos de usuario" para definir una contraseña de su preferencia.
• Debe visitar la sección "Respuestas a formularios" para ver el historial de formularios que ha respondido.
• Y en el caso de que en tu portal se use el módulo de INSCRIPCIONES a eventos, entonces verá otro botón que se llama "Mis inscripciones"

Al visitar "Respuestas a formularios" se encontrará con algo como esto:

Y si pulsa sobre el botón con la "i" de información, o sobre el título del formulario, emerge un recuadro con los meta-datos de esa respuesta (fecha y demás), así como las respuestas que dió en su momento:

Fíjate que normalmente por defecto solamente aparecerá un único botón que se llama "Descargar PDF" que le permite a este usuario descargar las respuestas a su formulario. Esto es obligatorio por ley en cualquier  la legislación de cualquier país sobre privacidad de datos: los usuarios tienen derecho a saber y descargar todos los datos que guardamos de ellos.

Sin embargo, para los formularios que hayamos definido que se permite la modificación de respuestas, aparecerá un segundo botón "Modificar respuestas":

• en el caso de que en este momento no esté permitido la modificación de respuestas (primeras 48 horas, primer año, o más allá del primer año) entonces el botón aparecerá desactivado (en gris)
• en el caso de que en este momento si esté permitido la modificación de respuestas entonces el botón aparecerá activo.

En este segundo csao, al pulsarlo le llevará de nuevo al formulario original, ya PRE-RELLENADO con las respuestas que dió originalmente:

No se guardará ningún dato nuevo o cambio en la base de datos si no pulsa el botón "Enviar". Dependiendo de cómo hayas configurado el permiso para modificar respuestas, las nuevas respuestas se guardarán como un nuevo registro en la base de datos, o bien se guardarán en el mismo registro existente reemplazando las nuevas respuestas por las originales.

Si tienes alguna duda, por favor pregunta abajo en los comentarios.

RESUMEN DE Cómo funciona este sistema

EL CÓDIGO TOKEN GENERADO PARA CADA INSCRIPCIÓN

Cuando se inscribe alguien a tu evento, el sistema le genera automáticamente un "token" formado por 5 letras aleatorias. Esto permite generar más de un millón de combinaciones posibles difícil de adivinar y por tanto de falsificar. Puedes ver el token generado para cada inscripción entrando en su ficha en el panel de administrador:

Pero también se envía por correo, y el inscrito también lo puede siempre que lo necesite desde su zona de Gestión de Inscripciones.

DÓNDE ESTÁ LA WEBAPP DE CONTROL DE ACCESO

En la puerta de acceso al recinto, las personas que controlan el acceso deberán tener un dispositivo con conexión a internet. Puede ser un PC, un ordenador portátil o un teléfono. Y desde al navegador web visitarán el "Control de acceso", que es una webapp que requiere de usar una clave:

No se requiere instalar NADA, por tratarse de una webapp. Tan solo es necesario conocer la dirección URL, que el organizador del evento encuentra en el Listado de eventos:

Además, previamente al día del evento, el administrador debe haber definido una CLAVE para los que quieran usar la webapp de "Control de acceso" PARA ESE EVENTO. Para ello, en la ficha de "Datos descriptivos" del evento en cuestión, hay una (nueva) caja de texto donde escribir la clave:

USANDO LA WEBAPP EL DÍA DEL EVENTO, EN LA PUERTA

Veamos como realizar la verificación en la puerta usando la webapp. La persona de la organización que va a usarla debe introducir el código que el organizador definió en la configuración del evento:

Una vez que se introduce la clave del evento correctamente, aparece un RECUENTO de los participantes que se espera que asistan y los que ya han entrado al evento, agrupados por "Perfil de inscripción":

Al pulsar sobre el botón "Validar entradas" accedemos a una vista de tipo "validador de tokens" con los siguiente elementos:

1. Botón CERRAR, para volver a la vista inicial de RECUENTO de accesos
2. TOKEN de 5 letras
3. Teclado para marcar el TOKEN, que trae el inscrito en su inscripción
4. Botón para BORRAR ÚLTIMA LETRA del token
5. Botón para REINICIAR EL TOKEN

El mecanismo de verificación de cada persona que trata de acceder es muy rápido:

1. el operador en puerta solamente digita en el teclado de la app las 5 letras

2. inmediatamente la app muestra EN ROJO si ESE CÓDIGO NO ESTÁ ASOCIADO A NINGUNA INSCRIPCIÓN de ese evento.

En este caso, si ha habido un error, se pulsa el botón de PAPELERA y se vuelve a digitar el token que trae el asistente.

3. Si todo va bien y el TOKEN es el correcto, entonces se muestra un resultado como el siguiente, abajo te explico los elementos que contiene:

A. se muestran el Nombre de la persona que realizó la inscripción y el perfil de inscripción. Es decisión de los organizadores el solicitar o no algún tipo de credencial o carnet que acredite la identidad de la persona en la puerta.

B. En el centro hay dos grandes círculos indicando el número de asistentes a entrar con esta inscripción, y el número de asistentes que ya han entrado. En este ejemplo: esta inscripción compró 3 entradas para acceder a este evento, de los cuales todavía no ha entrado ninguno.

C. Pulsaremos el círculo de la derecha (1) o la flecha apuntando a la derecha (2) para "mover un asistente de FUERA hacia DENTRO del evento". Ten en cuenta de que NO SE REGISTRARÁ EN EL SISTEMA ningún movimiento de estas personas hasta que PULSES EL BOTÓN VERDE DE ABAJO (3).

D. Si en todo caso te cofundes o simplemente llegaste aquí verificando que el token que trae el asistente es correcto pero TODAVÍA NO VA A ENTRAR, entonces pulsa el botón último de ABAJO CON LA FLECHA EN GRIS, y volverás de nuevo a la ventana del teclado de captura del TOKEN sin grabar nada en el sistema.

E. Puedes incluso capturar parcialmente el acceso de PARTE DE LAS ENTRADAS incluídas en esta inscripción. Por ejemplo, en esta imagen, vamos a reflejar el acceso de SOLAMENTE 2 de 3 PERSONAS:

Al pulsar en el botón VERDE para guardar cambios, se nos confirma el registro de ese cambio en el sistema. Debemos pulsar en el botón GRIS de abajo para regresar de nuevo al teclado de captura de TOKEN para atender al siguiente asistente:

F. Un último caso muy interesante puede ocurrir cuando al validar un TOKEN resulta que este ya fue usado para acceder al evento por el total de asistentes que se compró en esa inscripción. Entonces el sistema nos mostrará algo como esto:

Es decir, nos da varios indicadores de que de las entradas (o tickets) que se compraron con esta inscripción ya han accedido los 3 asistentes, es decir, no queda nadie por acceder:

1. aparece un recuadro verde
2. podemos leer la leyenda "3 de 3 entradas"
3. círculo con un "0" afuera del evento

Esto querrá decir que o bien hubo un error cuando se registró las 3 personas que entraron con ese token (tal vez solo entraron dos pero el operador marcó 3, por ejemplo). O bien efectivamente alguien está tratando de hacer entrar a más gente con una misma inscripción.

En estos casos la recomendación es solicitar alguna credencial, carnet o tarjeta bancaria en donde se pueda leer el nombre de la persona a la que pertenece la inscripción, que aparece en el centro de la pantalla.

Control de accesos desde el Listado de eventos en el panel de administrador

Por último, mencionar que en el Listado de eventos ahora aparece una última columna (con el icono de un "ticket") que nos va a indicar SIEMPRE el NÚMERO DE ENTRADAS VENDIDAS, que no necesariamente coincidirá con el NÚMERO DE INSCRIPCIONES, así como el número de accesos al evento EN TIEMPO REAL (debes refrescar la página para actualizar los números mostrados):

Es decir, en los eventos que no sea del tipo "Venta de tickets" cada inscripción sí equivaldrá a una entrada. Pero en los eventos del tipo "Venta de tickets" cada inscripción podrá equivaler a más de una entrada o asistente.

Cómo configurar tu evento para vender entradas

Si eres un usuario veterano de esta plataforma, ya sabrás que para cada evento puedes definir varios perfiles de inscripción, que pueden variar en precio, en la información solicitada en el formulario de inscripción, etc.

El caso típico es para distinguir entre SOCIOS vs NO SOCIOS vs STAFF. Los primeros suelen pagar más, los segundos menos, y los terceros normalmente nada.

Entonces, para VENDER ENTRADAS vas a tener que configurar cada perfil de forma independiente. Por ejemplo, esto empieza cuando añadimos un nuevo perfil a nuestro evento:

En la opción "Plazas por inscripción" debes escoger "N | Compra de tickets". Esta es la opción que permitirá a los inscritos indicar cuantos "tickets" o "entradas" quieren comprar.

El otro valor posible para "Plazas por inscripción" es "1 | Inscripción individual":

Una vez agregados nuestros 3 perfiles, se verían así:

Además, en cualquier momento posterior podrás modificar este valor si te interesa, entrando a editar la ficha del Perfil de inscripción, en la sección de "Plazas y precio":

Cómo lo ven los que se inscriben

Finalmente, así lo ven los que vienen a inscribirse:

Como ves en la animación, el precio total se incrementa en tiempo real a medida que el usuario selecciona más o menos "entradas".

Cuando el inscrito va a gestionar su inscripción en la sección "Mis inscripciones" se le va a señalar en todas partes el número de entradas que ha comprado. En el listado de sus inscripciones en la plataforma:

En el desglose del precio dentro de la ficha de una inscripción:

También en el PDF de su inscripción que se puede descargar siempre que quiera:

De hecho, se menciona también siempre el TOKEN de acceso al evento que se le pedirá en la puerta del recinto del evento.

Conteo de plazas/asistentes

Finalmente, déjame aclarar que el sistema ahora va a contabilizar el número de PLAZAS OCUPADAS en base a la suma de las "entradas" vendidas en cada inscripción. Es decir, normalmente el número de plazas ocupadas será mayor que el número de inscripciones. Esto tal vez pueda confundir a los usuarios veteranos del panel de inscripción. Déjame mostrarte cómo se ha tratado de ayudar al organizador con esta información.

Si vas al Listado de eventos, ahora a la derecha de todo hay una nueva columna encabezada con el icono de un "ticket":

GUÍA DE INTERÉS RELACIONADA

Esta otra guía da información en detalle de qué son las "actividades y extras opcionales" de las que se habla en el presente video-tutorial. Se recomienda su lectura si vas a usar esta funcionalidad:

Cómo incluir actividades
y extras opcionales de pago
en el formulario de inscripción

En esta video-guía de poco más de 6 minutos, te muestro y te comento cómo hacer esos cambios en los textos. Recuerda que si quisieras hacerlo en tu cuenta, debes contactarte con nosotros y solicitar que te activemos el acceso a las funciones de idioma. Por defecto no las activamos para no confundir a los usuarios nuevos.

Te muestro con una única imagen cómo puedes hacer algo así:

Es decir, basta con pulsar sobre el título de columna Correo en la tabla del Listado de inscritos. Además, el sistema nos ayudará resaltando con un icono (que irá alternando de rojo a azul) a reconocer de un vistazo las inscripciones que han sido hechas por el mismo usuario. Esto es posible porqué como sabes, cada usuario tiene una dirección de correo única.

Para ayudarte en esta búsqueda posiblemente necesites previamente hacer algún filtro previo (con el botón Búsqueda y filtro de arriba).

Y por cierto, este "truco" también puede ser útil para detectar/hallar las inscripciones de un mismo usuario a diferentes eventos.

Aunque este procedimiento que te mostramos aquí reemplaza al método de firma única, aquel es mucho más conveniente en la mayoría de los casos. Así que te recomendamos que le eches un vistazo si no sabes de qué hablamos.

Cómo requerir firma manuscrita en pantalla para inscribirse

Cómo lo van a ver los que se inscriben

Empezamos por el final, te muestro un ejemplo de cómo ven los inscritos tu formulario de inscripción cuando les solicitas firmas manuscritas:

Es una manera de hacerlo, pero habrían tantas otras según tus necesidades. En este caso:

Cómo configuramos esto en el panel de administrador

Así como lo ves en esta imagen: agregando un campo tipo TÍTULO, otro tipo PÁRRAFO EXPLICATIVO y luego por cada firmante un campo TEXTO DE UNA LÍNEA para que indiquen el nombre o el rol del firmante (padre, madre, tutor legal) y un campo FIRMA MANUSCRITA.

Fíjate en este detalle (última columna por la derecha): puedes indicar que esas firmas y esos nombres sean obligatorias.

Cómo firman los inscritos

Una vez así configurado, los que se inscriben, pueden escoger si firmar con el dedo en la pantalla cuando estén en un dispositivo con pantalla táctil, o bien adjuntar la foto de una firma sobre papel:

Cómo revisamos las firmas de los inscritos

Estas firmas las podemos revisar cuando entramos a editar una inscripción:

o también si nos descargamos el PDF de la inscripción:

También aparecerá en el PDF cuando se lo descarguen los inscritos.

Consideración de seguridad

Estas firmas se almacenan en el servidor ENCRIPTADAS. Así que en el hipotético caso que alguien pudiera acceder a ellas de forma directa (no ha pasado nunca y hacemos lo posible para que eso no suceda) no podrían visualizar esas imágenes. De hecho, se desencriptan en tiempo real para mostrarlas cuando se requiere en el navegador del visitante o del organizador del evento o para incrustarlas en el interior del PDF.

¿Para qué casos puede ser útil?

• Si creas un perfil de inscripción para SOCIOS, en donde el precio sea más barato. Asegúrate de hacer llegar la clave a esos socios 😁
   
• Si tienes un convenio con algunas empresas u organizaciones, y para ellos quieres reservar un número de plazas gratuitas. Crea para ellos un perfil de inscripción con precio cero, define una clave y házsela llegar.

Bonus 🤓

Al público que visite la página de inscripción al evento, puedes OCULTAR este "trato de favor" a ciertos inscritos. En el vídeo te muestro cómo hacerlo.

Crear un usuario con permisos de COORDINADOR de tu evento

1. Creas un usuario con acceso al panel de administrador con el rol INSCRIPCIONES.

Algo como esto:

2. En la ficha del evento, lo asignas como coordinador:

Puedes agregar tantos coordinadores como necesites:

Qué es lo que ven estos coordinadores al acceder a la plataforma:

En el listado de inscripciones el sistema aplica un filtro (que ellos no pueden modificar) para mostrar solamente los inscritos a los eventos de los que ellos son coordinadores:

Diferencia entre rechazar y cancelar una inscripción

Rechazar una inscripción

Rechazaremos una inscripción como alternativa a aceptarla. Es decir, si has configurado tu evento para que la aceptación de las inscripciones entrantes no sea automática, y por tanto requieren que las aceptes una a una (habitual cuando son eventos cerrados para socios de un club), entonces te encontrarás con esto a la hora de aceptar una inscripción:

En ese momento, la mayoría de las veces pulsaremos en el botón Aceptar y el sistema cambiará el estado de la inscripción y le notificará al inscrito una notificación (por ejemplo, indicando que ya puede pasar a pagar).

Pulsaremos el botón Rechazar en el caso de que tengamos un motivo para no permitir inscribirse a esa persona (faltan datos, se equivocó de modalidad de inscripción -por ejemplo gente que se inscribe como SOCIOS no siéndolo, para pagar menos, etc.). El sistema nos deja incluir un mensaje personalizado en la notificación que se envía al inscrito:

Ten en cuenta que una vez rechazada una inscripción ya no tiene vuelta atrás, pues ya se le envió el correo de notificación a la persona que se inscribió y podría llegarse a situaciones CONFUSAS si el sistema te dejase "des-rechazar" esa inscripción. Si llega a pasar eso por error, entonces esa persona ha de hacer de nuevo la inscripción.

Cancelar una inscripción

Cuando una inscripción ya ha sido aceptada entonces aparecen estos botones activos en relación a su ESTADO:

Es decir:

• Quitar aceptado: al pulsarlo el sistema regresará la inscripción a su estado de PENDIENTE DE ACEPTACIÓN, y enviará una notificación al inscrito avisándole de ello.
• Rechazar: que funciona como hemos visto más arriba. Es un cambio de estado NO REVERSIBLE.
• Cancelar: que se parece mucho a rechazarla, pero luego veremos sus diferencias en detalle. Cuando pulsamos el botón nos da la opción de incluir un redactado a este caso concreto, que se incluirá en la notificación que el sistema enviará a la persona inscrita.

Diferencias concretas entre RECHAZAR y CANCELAR

Para el sistema, el tratamiento que van a recibir las inscripciones rechazadas y las canceladas es apenas el mismo:

• ambas quedan marcadas en los listados de modo especial, incluso cuando exportamos en CSV la tabla de inscritos
• ambas son excluídas a la hora de enviar notificaciones de recordatorios de pago
• ambas son excluídas en la cuenta del número de plazas ocupadas en el evento

Entonces, ¿para qué usar dos estados diferentes casi para lo mismo? Pues por una cuestión más semántica que funcional. Tanto para los organizadores del evento como para el mismo inscrito, no es lo mismo llamarlo una "cancelación" que un "rechazo" de la inscripción.

Esto donde más claramente se refleja es en los filtros de inscripciones que podemos aplicar en el Listado de inscritos:

Es decir, más adelante podremos filtrar las rechazadas por un lado y las canceladas por otro, ya sea para enviarles un "correo masivo" (a ese grupo de inscripciones) o bien para contactarlas una a una.

Del mismo modo, en el listado también quedan señaladas de modo distinto:

Aclaración en cuanto a la DEVOLUCIÓN DE DINERO

Cuando se rechaza una inscripción no ha habido todavía un pago, porqué normalmente se rechaza antes de aceptarla, y por tanto el inscrito aún no ha podido pagar nada.

Pero cuando cancelamos una inscripción, el motivo puede ser múltiple (el inscrito abandona el evento antes de comenzar, o a la mitad, etc.) y en muchos de esos casos ya ha habido un pago parcial (reserva de plaza) o total por parte del inscrito. En este caso, el sistema no efectuará ninguna DEVOLUCIÓN AUTOMÁTICA del dinero.

Es decir, queda en manos del administrador del evento:

1) Realizar la devolución del dinero en sí, teniendo en cuenta que desde la plataforma no se puede hacer ninguna devolución. Si no hace mucho tiempo del pago y fue por tarjeta, normalmente la pasarela de pago en cuestión (Stripe, PayPal, Redsys,...) te dan en su panel un botón "Reembolso" (o "Refund") con el que con apenas un clic se cancela el pago y el inscrito recibe de vuelta su dinero.

A ti te toca ANOTAR que se le devolvió X dinero al inscrito en su ficha. Para eso debes agregar un PAGO MANUAL con valor negativo en la ficha de la inscripción:

2) Notificar y explicar al inscrito qué se le devuelve, o qué no se le devuelve. Fíjate que en el paso anterior, cuando anotas la devolución, el sistema te da la opción de Enviar correo al inscrito, y ahí puedes personalizar un mensaje para el inscrito aclarando el monto y la razón de la devolución:

1. Crear el canal de pago

Primeramente vamos a la sección Pagos / Canales de pago:

Y pulsamos sobre el botón "Añadir". Y en el formulario que aparezca lo rellenamos así:

• Proveedor, indicamos "cuentabancaria"
• Título, indicamos el nombre de la entidad bancaria a ser posible con una o dos palabras cortas, porqué ese título aparecerá en todos los listados. Nos basta que nos ayude a identificar rápidamente este canal de pago, nada más.
• Activo, indicaremos "No". En el siguiente paso, cuando ya tengamos bien configurado el canal, lo activaremos.
• En pruebas, indicaremos "No".
• Posición, indicaremos un número entero (1,2,3,...) para marcar la posición en el listado de canales que se le muestra a los clientes.
• Datos varios, es un recuadro para que hagas tus anotaciones privadas.

Al pulsar el botón Guardar cambios se recargará la misma página pero ahora conteniendo más apartados de configuración. Nos fijaremos primero en el que se titula "Variables de configuración del canal de pago", en donde veremos que por defecto se han agregado 3 variables con un valor vacío:

Debemos modificar los nombres de las variables y rellenar sus valores correspondientes. Si lo necesitas puedes agregar más de los que aparecen. La información a poner se mostrará a los clientes para que puedan realizar la transferencia. Así que lo que debes poner dependerá mucho de tu entidad bancaria y del país en el que está.

Esto es un ejemplo:

El otro apartado a configurar es el que se llama "Información extra para el listado de canales de pago (frontend)":

Es un editor HTML conteniendo lo que es la presentación del canal de pago para el cliente cuando va a pagar y se le muestran los diferentes canales de pago que puede usar para que escoja uno:

Se recomienda tocar lo mínimo, porqué para que los elementos visuales no se descoloquen hay que conocer bien de HTML y CSS. Pero vaya, es fácil e indoloro retocar los textos que ya aparecen ahí.

Con estos elementos que hemos comentado ya quedaría preparado el canal de pago para activarlo, y nuestro listado de Canales de pago quedaría algo como esto:

Es importante recalcar que el canal debe mostrarse como Activo en este listado, porqué si no quedará oculto a los visitantes.

2. Proceso de pago para el cliente

Cuando el cliente va a pagar, el sistema le mostrará los canales de pago que se hayan configurado como activos para la moneda en cuestión. Ya lo vimos antes, sería algo como esto:

Si pulsa en el primer recuadro (pago con tarjeta en Stripe) será redirigido a la página de Stripe. Y si pulsa en el segundo recuadro (pago por transferencia bancaria) verá algo como esto:

Es decir:

• un primer recuadro con los datos de la cuenta bancaria
• un segundo recuadro sugiriéndole que una vez que realice la transferencia visite el enlace que se le muestra para aportar una imagen del comprobante de la transacción
• además se le informa de que se le ha enviado un correo electrónico con esta misma información

Cuando haya realizado la transferencia, si visita el enlace que se le sugirió para aportar un comprobante verá algo como esto:

En donde básicamente verá un mini-formulario para subir una foto del comprobante. Puede visitar siempre que quiera esa dirección y podrá hacer el seguimiento del ESTADO de su pago. Aparecerá como pendiente siempre que todavía el administrador del portal no dé por bueno el pago:

3. Confirmar los pagos entrantes

En este momento, cualquier usuario administrador del portal de inscripciones que visite el Listado de pagos en el módulo PAGOS:

verá que algunos pagos tienen en la última columna (Conf.) el icono de un documento, indicando que el pagador ha aportado un comprobante de pago:

y entrando a editar ese pago podremos consultar (ampliar) la imagen del comprobante y cambiar el estado del pago de PENDIENTE a EXITOSO si lo vemos conveniente:

Cuando establezcamos el estado como EXITOSO, el sistema disparará una serie de comprobaciones y acciones automáticas:

• enviará una notificación por correo al cliente/inscrito conforme su pago fue confirmado con éxito
• comunicará el resultado al módulo del sistema que lo generó, que puede ser el de INSCRIPCIONES o el de TIENDA
• si por ejemplo es el de INSCRIPCIONES y con ese pago la inscripción queda totalmente pagada entonces enviará otro correo al inscrito de completitud de la inscripción (si es que ya completó la entrega de documentación extra en sus inscripción o ésta no es requerida), avisando también al organizador del evento
• si se trata de un pago ligado a un pedido del módulo TIENDA, entonces avisará al administrador de la misma conforme el pedido quedó pagado

Consideraciones finales de seguridad

Flujo de subida de documentos

Desde el panel de administrador el organizador del evento puede definir una lista de documentos a subir por parte de los inscritos. No son necesariamente todos de obligada presentación, a veces son alternativos entre sí. Eso debe especificarlo en el título y descripción de cada uno.

Así lo ve el inscrito cuando accede a gestionar su inscripción:

Y una vez subido un documento:

Es decir, queda en estado de ESPERA (pendiente de REVISIÓN) hasta que lo revise uno de los usuarios administradores y lo apruebe como válido. Así lo ve el organizador del evento en la ficha de esa inscripción:

En la imagen de arriba se ve el caso de que ya se aprobó el documento llamado "Tarjeta sanitaria" y queda por aprobar un segundo PDF subido como "Pasaporte". Y el inscrito ve esta misma información así:

En el listado de inscritos, el organizador del evento puede ver cuántos documentos ha subido cada inscrito. Si están todos sin revisar aparece en rojo esa cantidad, si hay alguna sin revisar aparece en naranja, y si están todos revisados aparece en verde:

Entrega de documentación como REQUISITO

Vamos al último punto: normalmente, los organizadores que dan la opción a los inscritos de subir documentación no es como algo OPCIONAL sino que suele ser NECESARIO por alguna razón legal. Entonces, debemos hacer un paso más como organizadores: en la configuración del perfil de inscripción debemos definir como SÍ la opción "Requiere entrega de documentación paralela".

De este modo, en el listado de inscritos la columna "D" con un icono en forma de "documento" ya no aparecerá en gris, sino que será de color amarillo o verde según el inscrito haya completado la documentación que se le requiere:

Sin embargo, para que el sistema sepa si un inscrito entregó ya toda la documentación requerida tienes que indicarlo tú manualmente, en la ficha de la inscripción:

Recordatorio automático por correo

Desde la actualización del sistema de este mes (abril 2022), el sistema va a enviar una notificación por correo a todos los inscritos que no hayan entregado toda la documentación, 24 horas antes de la fecha límite de entrega de la misma que hayas definido en la ficha del evento:

Puedes personalizar el redactado de esa notificación que el sistema construye por defecto, en la ficha del perfil de inscripción. Es decir, que si tienes varios perfiles de inscripción a un mismo evento (niños vs. monitores) y cada uno de ellos ha de entregar documentación diferente, entonces puedes personalizar la redacción de la notificación para cada perfil. Incluso si tu portal usa más de un idioma, puedes personalizar el redactado para cada idioma:

Últimos comentarios acerca de los documentos de los usuarios

• De todos modos, debes saber que en el formulario de inscripción también puedes incluir preguntas que soliciten la subida de una imagen o de un documento. La única diferencia es que la herramienta "Documentos del usuario" que hemos presentado en esta guía permite que los inscritos suban los documentos UNA VEZ APROBADA su inscripción, y no antes.
  
  Es decir, en ciertos escenarios de uso los organizadores prefieren "ponerlo fácil" a la hora de solicitar inscribirse a un evento, y prefieren POSPONER la subida de documentación por parte de los inscritos para una vez rellenado el cuestionario de inscripción y aprobada la inscripción.
   
• El sistema no considera como COMPLETA una inscripción hasta que esté pagada (si se requiere) y hasta que esté marcada como "documentación completada" (si se requiere). Solo entonces se enviará automáticamente un último correo a quien se inscribió notificándole que se completó su "proceso de inscripción". Puedes personalizar a tu gusto el redactado de ese correo en la ficha del perfil de inscripción en el área de "Textos clave".
   
• Cuando finaliza el evento (según las fechas definidas para el mismo) el sistema propone a los organizadores eliminar "con un clic" las respuestas a los campos confidenciales del formulario de inscripción al evento. Pero además también puedes (debes, se recomienda según la RGPD europea) eliminar los "Documentos de los usuarios" subidos según se ha indicado en esta guía.
  
  Eso lo haces desde el listado de eventos, pulsando sobre la suma de espacio ocupado por esos documentos:

Cómo lo ven los inscritos

Una vez que han rellenado el formulario de inscripción, cuando acceden a la sección Mis inscripciones para gestionar su inscripción y pago (si lo hubiera) verán ese apartado llamado Documentos para descargar:

Cómo el organizador del evento construye esta lista de documentos

Desde el panel de administrador, si entras a editar la ficha del evento, tienes un apartado llamado Gestión de archivos descargables:

Si ya has agregado algún archivo, verás que tiene una cruz con la que puedes eliminarlo. Pulsando el botón Añadir podras agregar nuevos documentos, y es obligatorio que especifiques un título y una descripción:

Si no hicieras nada más, todos esos documentos estarán disponibles para cualquier inscrito a tu evento independientemente del perfil de inscripción con el que se inscriba.

Pero es muy habitual que nuestros clientes creen al menos dos perfiles del tipo Socios vs. No socios. En este caso, puedes acceder a editar cada perfil de inscripción y desmarcar los documentos que no quieres que estén a la vista:

Por cierto, ahora me doy cuenta de que incluso aunque solamente tengas un solo perfil de inscripción pudiera tener utilidad que en un momento dado que OCULTES LA DESCARGA de algún documento. Por ejemplo, se me ocurre, que con anterioridad al evento puedes haber preparado un documento final "de regalo" para los asistentes a tu evento, pero no quieres ponerlo "a la vista" hasta que finalice el evento, o el evento esté más avanzado.

Comentario final

Este apartado de documentos descargables ha evolucionado muy poco a poco. Sé que hay bastantes clientes que lo usan, pero hacía muchos años que nadie nos pedía mejoras al respecto, como esto de poder indicar qué documentos queremos mostrar a cada perfil de inscripción.

Digo esto porque contamos siempre con la colaboración de nuestros clientes para sus sugerencias y peticiones de mejoras. A veces estaba en nuestros planes implementarlo y simplemente nos ayuda a meterle más ganas. Y otras veces son cosas muy concretas que solo ellos necesitan y entonces cotizamos la posible implementación. Como sea, ponte en contacto con nosotros para comentar cualquier tipo de mejora que se te ocurra, y vemos su viabilidad y/o costo.

Un antes y un después

Esta nueva posibilidad ahorrará mucho tiempo tanto a los organizadores de eventos como a los que se inscriben, especialmente en el caso de inscripciones de niños (campamentos de verano, actividades extraescolares, etc.) en donde suele ser relativamente habitual requerir la firma manuscrita del adulto que realiza la inscripción.

Se acabó el pesado protocolo que muchos de los clientes de INSCRIPCION.ONLINE usaban hasta ahora:

1. el que se inscribía se descargaba el PDF de su inscripción al enviar los datos del formulario,
2. lo imprimía,
3. lo firmaba,
4. lo escanaba/fotografiaba, y
5. lo subía a la zona Mis Documentos.

Ahora todo eso se resume a un único gesto en pantalla al final del formulario de inscripción.

Cómo activar la firma manuscrita

En el panel de administrador, vamos a editar un Perfil de inscripción, y veremos esta opción en el apartado de Información básica:

Cómo lo ve quien se inscribe

Al final del formulario de inscripción, entre el desglose del Precio y la casilla de aceptación de los Términos y condiciones:

Se les ofrece dos posibilidades:

De cualquier modo la firma le otorga el carácter legal necesario a los datos rellenados por el visitante, a la vez que sirve como confirmación de que acepta los términos y condiciones expresados para este evento.

Al pulsar sobre el botón Dibujar aparece una zona en donde deslizar "el dedo":

Y al pulsar sobre el botón Subir foto aparece un botón para escoger un archivo del dispositivo del usuario:

Una vez enviado el formulario de inscripción al servidor, si todo va bien, el usuario podrá acceder a Gestionar su inscripción y allá verá la firma que subió en el apartado Mis documentos:

Si desde la organización del evento todavía no se ha revisado y APROBADO la firma en cuestión, aparecera la leyenda "no revisado todavía".

Gestionar las firmas desde el panel de administrador

Cuando ahora vamos al Listado de inscritos, veremos en la columna de los Documentos del usuario (la que tiene un icono con forma de carpeta) que apareceerá un icono de una "pluma" (hoja?):

El color de la "pluma" variará según este criterio:

Nota: En este último caso, debe enviarse manualmente un correo al usuario explicándole el porqué e invitándole a que suba una firma desde el área de gestión Mis documentos. En donde ya no estará la firma que subió inicialmente.

Aprobar o rechazar una firma

Cuando entramos a editar una inscripción, veremos la firma como uno más de los Documentos del usuario:

Como sucede con estos documentos, podemos hacer solamente dos cosas:

• Eliminarla. Y en este caso tendrás que enviar un correo al inscrito o contactarlo de algún modo para pedirle que suba otra imagen de su firma.
   
• Aprobarla. En cuyo caso simplemente así se reflejará en el panel del usuario cuando acceda a la gestión de su inscripción.

La firma aparece en el PDF descargable

Por último, y para que veas la belleza de éste sistema de firma, puedes ver en la imagen de abajo cómo el sistema inserta de forma automática la firma del inscrito en el documento PDF que se puede descargar con los datos de su inscripción. Y que por cierto tú también puedes descargar desde la ficha del inscrito en el panel de administrador:

Asuntos de seguridad

Por cierto, casi olvido mencionar el hecho -hoy en día no poco importante- de que estas firmas se guardan en el servidor de forma doblemente encriptada:

Para más adelante

Esta es una primera implementación de un sistema de firma manuscrita. Y hasta donde sabemos está bastante completa. Pero como ya sabes, la tecnología evoluciona con cada año que pasa. Así que es bien seguro que seguiremos actualizando estas funcionalidades en los próximos meses/años.

Como sea, la cooperación de nuestros clientes siempre es nuestro mejor aliado para mejorar nuestro software, así que por favor, no dudes en contactarnos con sugerencias.

Cómo usa un cupón alguien que se inscribe

Si en el sistema has definido uno o más cupones aplicables al evento en cuestión entonces el visitante, verá al final del formulario algo más que el precio: verá un recuadro donde puede hacer válido un CUPÓN. Más adelante en esta guía vamos a ver en detalle cómo crear varios cupones aplicables a uno o a todos los eventos que tengas activos.

Si el visitante coloca un código de cupón erróneo entonces simplemente no se le aplica descuento alguno. A los cupones hay que darles una fecha de vencimiento, así que una de las razones por las que el cupón puede ser rechazado es que el visitante trate de usarlo fuera de fechas hábiles. También hay que definir el máximo número de veces que se puede usar un cupón, por ejemplo para realizar una campaña publicitaria del tipo "se ofrece un descuento de XXX euros a las 3 primeras personas que se inscriban".

Si el ćupón introducido es válido, se le muestra al visitante el descuento aplicado y el nuevo total:

Una vez inscrito, si el visitante descarga el PDF con la ficha de su inscripción, también aparece reflejada esta información:

También cuando accede a gestionar su inscripción -por ejemplo para proceder con el pago- de nuevo se le recuerda el descuento aplicado con ese cupón:

Cómo usa un cupón alguien que COMPRA EN TU TIENDA

No hay mucha diferencia respecto a lo dicho arriba. Ahora el cuadro de diálogo de validación del cupón de descuento aparece en el Formulario de pedido, debajo del desglose del precio:

Si el visitante indica un cupón válido entonces se muestra el descuento aplicado y el nuevo total:

Cuando va a su Panel de usuario a gestionar sus Pedidos verá un icono con forma de "etiqueta" para señalar que el pedido en cuestión se benefició de un cupón de descuento:

De hecho, si pulsa sobre el icono de Información, se le muestra el importe aplicado:

Cuando entra a Gestionar el pedido para proceder con el pago, de nuevo le aparecerá indicado el importe del descuento aplicado:

Cómo crear los cupones

En el menú principal del módulo PAGOS, tienes la sección Cupones de descuento:

Así se ve cuando tienes creados unos cuantos. Déjame destacar los siguientes elementos de este listado:

El código que indiquemos ha de ser un CÓDIGO ÚNICO. Y es el que has de hacer llegar a tus potenciales clientes. Procura que no sea algo OBVIO (algo como "cupon" o "descuento"), y que contenga letras y números o bien dos palabras compuestas (separadas por un punto o un guión). El sistema permite la introducción INDISTINTA de mayúsculas o minúsculas, de modo que da igual si el usuario escribe "PROMO.REDES" que si escribe "Promo.redes", ambos son equivalentes.

En el campo Módulo puedes indicar TODOS.

O bien, INSCRIPCIONES, y entonces te aparecerá un desplegable mostrando SOLAMENTE los eventos ACTIVOS en ese momento, es decir, los que se encuentren ahora mismo en su período de inscripción.

O bien, TIENDA, y entonces te aparecerá un desplegable mostrando los productos que actualmente tengas definidos como ORDENABLES.

Las fechas que delimitan el período de vigencia se colorearán en tiempo real mientras las defines, para evitar errores. Se verán ambas en verde cuando el día en curso se encuentre dentro del período de vigencia. Y se mostrará en rojo la fecha Desde cuando ésta sea una fecha FUTURA respecto al día en curso.

Si el cupón que estamos editando ya tiene usos, entonces se muestran agrupados por módulo. En este ejemplo de abajo se trata de un cupón usable en TODOS los módulos, por eso aparecen una inscripción y un pedido en la tienda.

Las inscripciones que se hayan beneficiado de un cupón de descuento aparecerán marcadas con el icono de "etiqueta azul" :

Cuando entramos a editar una de esas inscripciones, veremos desglosado el descuento y el nombre del cupón usado:

La misma información se muestra en el Listado de pedidos de la Tienda:

Y en el destalle del pedido cuando entramos a editarlo:

Cuando vamos a consultar nuestro Catálogo de productos también se nos indica los productos que tienen definidos uno o más cupones de descuento:

Cuando vamos a consultar nuestro Listado de eventos también se nos muestra el mismo icono para los eventos que tengan definido algún cupón:

De hecho, al entrar a editar el evento en cuestión veremos una sección llamada Cupones de descuento en donde vemos los detalles de esos cupones y tenemos un botón para ir a editar cada uno de ellos:

Empecemos por el final

Así se ve una de esas facturas. Y en esta guía veremos con más de 20 imágenes como configurarlo paso a paso y cómo ellos generan y descargan sus facturas.

Configuración del módulo PAGOS

Si vas a la sección Configuración del módulo PAGOS verás que hay un apartado llamado Ajustes de facturación, con una única opción que tendrás definida a "No".

Al pulsar sobre la opción "Sí" se desplegará un recuadro de diálogo con dos secciones:

• Configuración del IVA
• Configuración por módulos

Configuración de IVA

Debes indicar cuál es tu país de residencia fiscal, es decir, de quien actuará como EMISOR de las facturas, y la tasa (%) de IVA a aplicar para un RECEPTOR del mismo país.

Igualmente, indica qué IVA quieres que se aplique en el caso de que el RECEPTOR tenga una residencia fiscal diferente a la de tu país. Tal vez no lo sepas, pero hay un abanico de combinaciones muy diferentes según los países para tratar este asunto.

Configuración por módulos

La otra sección de este cuadro de diálogo nos deja configurar estos elementos:

• Número de factura (contador, reinicio, formato)
• Emisor (Nombre o razón social, identificador, país, dirección postal)
• Diseño del PDF (logotipo, notas, pie)

Además, estos 3 elementos puedes definirlos una sola vez para que se apliquen a las facturas generadas desde CUALQUIER MÓDULO (inscripciones, tienda, etc...) o personalizarlos para cada módulo.

Número de factura

No te asustes, no es tan complicado como parece y además tienes el botón Verificar para que pruebes (¡antes de guardar los cambios!) el Formato que hayas construido:

• La posición del contador puedes dejarla en blanco, y de este modo el sistema buscará la última factura e incrementará el contador en una unidad de forma automática. Apenas deberías colocar aquí un valor concreto si quieres que tu numeración de factures inicie a partir de cierto número la primera vez.
   
• En Reinicio del contador debes indicar si el contador debe regresar a cero en el inicio de año o de mes o nunca.
   
• En Formato debes escribir una expresión que guiará al sistema para generar los "números de factura" (y digo "números" aunque normalmente la gente incluímos letras y algunos guiones o diagonales en ellos). Si pulsas el icono circular azul con la "i" de "información" emergerá una tabla con los comodines que puedes usar en esa expresión para ser reemplazados por la fecha (día, mes y/o año) con diferente número de dígitos. Así mismo, al menos debes incluir un comodín del tipo "{n}" para indicar dónde quieres que aparezca el valor del contador auto-incremental y con cuántos dígitos.

Cuando pulsamos el botón Verificar se usa la fecha del día en curso.

Configuración diferente según el módulo

Como te he dicho más arriba, si escoges la opción de "Configuración diferente para cada módulo" entonces tendrás tantos recuadros de configuración como módulos tengas instalados capaces de generar facturas. Y sus elementos a configurar son exactamente los mismos.

Cómo lo ve el inscrito a un evento

Veamos cómo lo ve alguien que ya pagó completamente su inscripción. Más abajo veremos el caso de alguien que ha completado el pago de un pedido en la tienda... que es muy similar.

Es muy sencillo, se encuentra con un botón Generar factura. Que solamente aparece si tú tienes activadas las funciones de facturación que hemos visto arriba. Cuando quieras puedes desactivarlas y entonces tus usuarios no podrán generar nuevas facturas.

Al pulsar el botón Generar factura el sistema le va a pedir al usuario que rellene sus datos fiscales. La buena noticia es que si un usuario ya tiene alguna factura anterior en el sistema entonces esta información aparece pre-rellenada con los datos que dejó en su última factura.

Al pulsar el botón Previsualizar le muestra un resumen de los datos significativos de esa factura, a modo de pre-visualización y paso de confirmación. Porqué después no puede modificar los datos de una factura ya emitida. Aunque tú sí puedes desde el panel de administrador.

Al pulsar el botón Generar factura el navegador web hace una llamada en segundo plano al servidor solicitando la generación de la factura y si todo va bien entonces se actualiza el botón Descargar en menos de lo que uno pestañea. Al pulsarlo se descargará finalmente el PDF.

De hecho, si en el futuro ese usuario entra a gestionar esa inscripción verá directamente el botón de Descargar factura:

Cómo se genera la factura de un pedido EN LA TIENDA

El módulo TIENDA también genera facturas. Y funciona de modo muy similar al de INSCRIPCIONES: cuando el usuario ha completado el pago del pedido verá el botón Generar factura en la ficha de su pedido (siempre y cuando tú hayas activado las funciones de facturación en tu portal).

Y al pulsar sobre el botón Generar factura se le piden los datos fiscales (que aparecerán pre-rellenados con los datos de su última factura si la hay), y al pulsar sobre el botón Previsualizar le aparecerán los datos a revisar y el botón Generar factura. Que al pulsarlo cambiará a Descargar factura.

Consultar las facturas en el panel de administrador

El administrador del portal puede obtener información de las facturas generadas en varios lugares.

Para empezar, en el Listado de inscritos del módulo INSCRIPCIONES aparecerá un icono de PDF en color azul en las inscripciones que tengan una factura generada.

Además, en el recuador de Búsqueda y filtro tenemos ahora una nueva opción para filtrar los que sí hayan facturado o los que no hayan facturado, o ambos (opción por defecto).

Además, en el módulo PAGOS tenemos una sección llamada Facturas que solamente estará a la vista si tenemos activada la facturación en nuestro portal.

Vemos listadas las facturas generadas. Y podemos pulsar los botones con el icono de PDF para descargar el documento correspondiente.

O bien podemos pulsar sobre el icono de rueda dentada de la primera columna para editar los datos de la factura:

Fíjate que incluso podemos hacer algún cambio en el importe, en el IVA, en el concepto facturado... así que es RESPONSABILIDAD tuya como administrador el que esos datos tengan sentido. En realidad, el sistema no va a comprobar que por ejemplo el importe de la factura coincida con el importe abonado por el inscrito o cliente.

Se ha hecho así para favorecer la flexibilidad de uso por tu parte.

Eso sí, una vez que guardes cambios, si tú o el inscrito/cliente descargan el PDF de la factura, éste habrá sido actualizado con los datos tal como los has guardado en esa ficha. Aunque en cualquier caso NO SE ALTERA la numeración de la factura que permanece como se generó la primera vez.

De nuevo, es responsabilidad tuya enviarle manualmente la factura o decirle que pase por su zona privada de usuario para descargarla, como prefieras.

¿Qué queremos conseguir?

El escenario de ejemplo es el siguiente: eres un club y quieres que tus socios realicen una inscripción anual (para así poder recabar sus datos actualizados cada año). Y en cuanto al dinero necesitas:

• que paguen un monto inicial
  ejemplo: 30€
• que paguen por 6 meses una "cuota"
  ejemplo: 6 x 20€ ( = 120€)
• (opcional) que según las actividades que cada inscrito escoja al inscribirse, pague uno un poco más o un poco menos en la cuota mensual
  ejemplo: 6 x 30€ ( = 180€)

Muy resumidamente lo haremos así: crearemos un "evento" llamado Inscripción anual, al que le asignaremos un importe de reserva (que se corresponde con el monto inicial, 30€) y cuyo importe total sea esa reserva más la suma de las 6 mensualidades que queremos cobrar:

Ejemplo: 30€ + 6 x 20€ = 150€

Opcionalmente definiremos unas actividades con un costo extra que se sumarán al restante del costo de inscripción, y este importe total será dividido en 6 mensualidades (por ejemplo).

Ejemplo un actividad de: 6 x 30€ = 180€

Configuración de las PARCIALIDADES

Si eres usuaria administradora de la plataforma, ya sabrás que el precio de inscripción se configura de forma personalizada para cada modalidad o perfil de inscripción. De modo que para un mismo evento, pueden haber diferentes importes de inscripción dependiendo de las modalidades que se definan (socios, no-socios, etc.). Con el pago de mensualidades ocurre lo mismo. De tal forma que puedes activarlo y configurarlo de modo diferente para cada modalidad de inscripción. Vamos allá con los detalles.

El primer concepto a manejar es el "número de pagos". En la ficha de la modalidad de inscripción (en el panel de administrador) vemos que esta sección de "Plazas y precio" ahora tiene unas cuantas cosas más:

La opción "Número de pagos" nos da 3 opciones:

• 1 | Un solo pago
• 2 | Pago inicial + pago restante
• 3 | Pago inicial + pago de N parcialidades

Anteriormente (antes de Nov-2021), solo podíamos configurar las opciones 1 y 2, y ni tan siquiera hacía falta indicarlo. Simplemente especificábamos un importe total en la caja Precio y opcionalmente un importe en la caja Importe para reservar.

Pero ahora se ha hecho necesario disponer de ese desplegable llamado Número de pagos, para poder indicar que queremos manejar el pago de varias mensualidades.

Al escoger esa opción 3 cambiará la parte de abajo, apareciendo un nuevo recuadro con más opciones, llamado "Para pagar a plazos":

Y estos son los elementos que deberás configurar:

• la periodicidad: semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual
• el número de plazos: de 2 en adelante
• la fecha del primer plazo

Comentarios:

• Como veremos más adelante en esta guía, con esos datos el sistema calcula las fechas exactas de cada parcialidad, tal como puedes verlo en la imagen de arriba donde dice "Lista de pagos".
   
• Esta información se muestra a los que se inscriben. Esta es otra novedad (Nov-2021): al final del cuestionario de inscripción, justo antes de aceptar los términos y condiciones aparece un desglose del precio con información precisa acerca de cómo se puede pagar el importe Total:
  
  

Para el caso en el que no haya parcialidades ni pago de reserva, engonces apenas aparece una sola línea indicando el importe total.

• El sistema es quien calculará el importe de cada mensualidad, en base al importe total acumulado para la inscripción y en base al número de parcialidades que se hayan definido.
  
  Más abajo veremos en detalle el caso de que hayas especificado una lista de extras o actividades opcionales que supongan un costo extra de inscripción.
   
• Cuando el inscrito accede a la gestión de su inscripción para proceder con el pago, el sistema le permitirá escoger cuantas mensualidades quiere pagar (esto es nuevo respecto a antes de Nov-2021):
  
  

Como mínimo va a tener que pagar el pago inicial o reserva. Pero además puede marcar más parcialidades. Automáticamente se actualizará la cantidad sumada en el botón de pago que tiene a la vista.

De hecho, en la primera semana de uso de este nuevo sistema ya hemos visto que así ha sucedido con varios inscritos. El poder realizar varios pagos en uno, es menos molestia para ellos y también para el organizador del evento, que además le significa un mayor flujo de efectivo de forma anticipada (que compensa a los que se retrasan en el pago).

• El sistema enviará automáticamente un correo a los inscritos 24 horas antes de que llegue la fecha de la siguiente parcialidad, invitándoles a "pasar a pagar". Esto también es nuevo de esta actualización.
   
• De hecho, todo lo anterior aplica también al pago del "importe de reserva" (o "pago inicial")... siempre y cuando le coloques una fecha límite para el pago de esa reserva. Aunque el sistema considerará que antes de pagar ninguna de las parcialidades es obligatorio el pago de ese importe inicial. Puedes dejarlo en blanco si no te corre prisa.
   
• A medida que el inscrito vaya pagando las sucesivas parcialidades verá esta información reflejada de este modo:

El importe mínimo a pagar siempre será el de la siguiente mensualidad, que como ves en la imagen aparece seleccionada de forma pre-determinada.
 

Extras y actividades opcionales con costo

Tienes esta otra guía en donde se explica en detalle cómo agregar extras y/o actividades opcionales que los que se inscriben pueden escoger de forma que pueda incluso cambiar el precio de la inscripción. Tú estableces el costo de cada extra o actividad (opcionalmente cero).

Para nuestro ejemplo supongamos que hemos agregado estas 3 actividades a nuestra modalidad de inscripción:

es decir, bajo el título de Talleres, y con el mensaje de escoger de uno a 2 talleres. Fíjate que pueden tener un costo diferente cada uno.

Así es como lo verían quienes se inscriben:

Ahora en el desglose final del "Precio" aparece una segunda línea llamada "Talleres" que va a sumar el importe de los cursos que marque el inscrito.

No solo eso, también se recalcula automáticamente el importe de los 6 pagos mensuales. Antes el importe de la inscripción suponía 30 euros de inicio y 6 pagos de 20 euros. Ahora serán 6 pagos de 50 euros, porqué la actividad escogida en nuestro ejemplo cuesta 180 euros (que equivale a 6 mensualidades de 30 euros).

Esta información también aparece correspondientemente desglosada en la zona privada donde el inscrito gestiona su inscripción y realiza los pagos:

Fechas límite de pago y gestión de morosos

Vamos con el último punto en relación al pago de parcialidades: cómo saber qué inscritos están al corriente de pago y quienes van retrasados en sus pagos.

En primer lugar hay una novedad en el listado de inscritos con esta nueva actualización, en referencia a la columna de título "T" en donde hasta ahora apenas se mostraba un icono (tarjeta bancaria) para indicar si se había completado el total del pago de la inscripción (icono verde) o si estaba pendiente (icono amarillo) o simplemente la inscripción era gratuita (icono gris).

Pero ahora se ha incluído un nuevo icono (reloj), para indicar si el inscrito va retrasado en el pago (ya sea de las parcialidades, o bien de la reserva o bien del total de la inscripción):

Aunque no es tan sencillo... en el sentido que voy a comentar a continuación, pues hay varias combinaciones posibles según tu configuración de pagos para cada evento:

• Para que el sistema nos muestre el reloj-rojo si alguien no ha pagado el importe de reserva, necesitaremos haber especificado en la configuración del evento una fecha límite para ese pago. Y lo mismo sucede con el pago del importe total.
  
  Dicho de otro modo, solo veremos iconos de reloj en lugar de iconos de tarjeta bancaria si tenemos configuradas fechas límite o fechas de parcialidades.
   
• En cualquier caso, si el importe ya se completó entonces el icono será una tarjeta-verde.
   
• Si no se ha completado todo el importe y no hay fechas límite de pago especificadas ni parcialidades, se mostrará una tarjeta-amarilla.
   
• Pero si hay fechas límites definidas para la reserva y/o el total, o bien si hay definidas parcialidades, entonces se mostrará un reloj-verde o un reloj-rojo en función de que el inscrito no deba ninguna de las parcialidades.

Veamos esto con 5 ejemplos

Recuerda que la columna de título "R" corresponde al pago de la reserva.

No ha pagado nada, tan siquiera la reserva y ya pasó la fecha límite de pago de la reserva o de la primera parcialidad, así que va retrasado en su pago (reloj-rojo).
 

No hay que pagar reserva (tarjeta-gris), no ha pagado nada, pero aparece el icono de reloj-verde porqué todavía no ha llegado la fecha de la primera mensualidad... así que está "al día".
 

Todo en verde, porqué ya pagó la reserva y la mensualidad.
 

Tarjeta-verde en la reserva porqué ya la pagó (200 euros), pero no ha pagado los 300 euros restantes, por eso aparece la tarjeta-amarilla en la columna T, hasta que pague el restante. No aparece un icono de reloj porqué no hay ni una fecha límite de pago del total ni mensualidades definidas.
 

Todo en amarillo porqué esta inscripción aún no ha sido VALIDADA ni aceptada. El sistema no realiza ningún tipo de seguimiento ni análisis con respecto a estas inscripciones.

Textos de los recordatorios automáticos de pago

He dejado para el final este detalle: cuando defines el precio de una modalidad de inscripción, el importe de reserva y/o las parcialidades, ahora hay la opción de poder definir los textos de los correos automáticos que se envían a los inscritos invitándoles a pagar:

El sistema coloca unos textos por defecto que tú como usuario administrador puedes personalizar a tu gusto. No deberías cambiar sustancialmente el redactado de la notificación... sino apenas agregar al inicio un saludo más adecuado a tu público y tal vez una despedida más formal al final... pero en resumidas cuentas, debes respetar el enlace/URL que se incluye por defecto para que los destinatarios lo visiten. Les lleva a la zona privada de gestión y pago de su inscripción, que ya conocen.

Filtrar inscritos "morosos"

Por cierto, ahora hay un nuevo filtro en el Listado de inscritos que nos permiten filtrar los que no están al corriente de pago (reloj-rojo), para así poderles enviar un nuevo correo masivo, por ejemplo, o llamarlos por teléfono:

En un futuro no muy lejano...

Ya que has llegado hasta el final de esta guía, déjame darte una buena noticia de futuro: se está trabajando en la posibilidad de que esos pagos periódicos sean automáticos ¡y sin intervención del inscrito!

Es decir, que cuando se inscriba y pase a realizar el pago inicial, dará su consentimiento (al banco que opera el TPV o al intermediario como Stripe o PayPal) para que se le pase un cobro mensual de X importe durante N número de veces. Tal cuál como se suelen manejar las domiciliaciones bancarias, pero con los datos de la tarjeta de crédito/débito. ¿Genial verdad?

Esta funcionalidad la ofrecen los TPVs de los bancos como Redsys, o también Stripe. Pero requiere de parte de nuestra plataforma de todo un desarrollo de integración de estas funcionalidades. No te preocupes: nosotros nunca conservaremos los datos de las tarjetas de tus inscritos. No es necesario. Esos datos los retiene Redsys o Stripe. Y además, el inscrito puede cancelar su consentimiento cuando lo quiera.

No cabe duda de que algo así nos ahorraría mucho tiempo tanto a los organizadores de eventos o clubes como a los mismos socios/inscritos.

Después de 12 años de vida de nuestro software hemos implementado esta funcionalidad (sep/2021) que nos vienen pidiendo más, especialmente de unos años para acá, desde que tenemos como clientes a más clubes, AMPAS, centros escolares, etc.

Y de hecho, esta nueva funcionalidad "tan sencilla" abre un abanico de posibilidades GRANDE a cualquiera de nuestros clientes: cualquiera puede ahora ofrecer junto con la inscripción al evento algún extra (tipo merchandising, etc...) que sea realmente algo opcional pero que deje algo de margen para el organizador del evento, a la vez que hace la oferta más completa a los participantes.

Cómo configurarlo en solamente 2 pasos

Vamos a ver qué es muy sencillo usarlo. De hecho, si llevas un tiempo usando nuestra plataforma de inscripciones, ya sabrás que siempre has tenido funcionando esta funcionalidad de crear listas de actividades con control de plazas. La novedad de esta última actualización es que puedes asignarle un costo a cada actividad.

En el panel de administrador, tienes que ir a editar el evento en cuestión, y hay una sección Actividades / extras [opcional]:

Para cada actividad o extra definimos:

• un título (que podrá ser en varios idiomas si tu portal de inscripciones es multilingüe)
• límite de plazas (o "unidades" si es que se trata de algo que vas a entregar)
• coste extra (se sumará al importe básico del evento, y puedes dejarlo en blanco o poner un cero si lo ofreces incluído sin coste extra)

Vamos a la segunda parte: crear listas de actividades o extras en cada perfil de inscripción.

En mi caso de ejemplo, he creado dos perfiles (aparecen abajo de todo de la ficha del evento), y pulsamos sobre la rueda dentada para editar la ficha de cada perfil:

Hacia la mitad de la ficha de edición del perfil encontramos la sección Actividades y extras opcionales:

Siempre que el sistema detecta que hay actividades definidas para este evento que no han sido incluídas "todavía" en este perfil de inscripción, mostrará ese botón Añadir lista.

El concepto "lista" nos permite presentar estas actividades y extras más organizados visualmente a quienes se inscriben, agrupados temáticamente. Lo veremos más claro a continuación.

Al pulsarlo, se nos despliega este recuadro de configuración cuyos elementos comento debajo:

Al pulsar el botón Añadir se recargará la página y aparecerán dos botones Guardar cambios y Eliminar:

También aparece un nuevo botón Añadir lista porqué el sistema detecta que aún quedan actividades o extras por agregar (los dos que no se han marcado arriba).

Pulsamos el botón Añadir lista y configuramos una segunda lista que llamamos "Extras" en donde incluiré el "Ebook de 500 páginas" y el "Certificado de asistencia":

Ahora vamos a ver cómo lo verán quienes se inscriben. Para ello nos vamos arriba de todo de esta página y pulsamos el botón Web que nos abrirá en otra pestaña el formulario de inscripción a este evento y perfil:

Y esto es lo que vemos si nos vamos al final del formulario de inscripción: dos listas bien separadas con los elementos que asignamos a cada una.

Así se ve la zona de pago el inscrito, en el caso de que haya extras de pago seleccionados:

Del mismo modo, en nuestro panel de administrador  -en la ficha de la inscripción- veremos el mismo desglose: