Permitir cambios en las respuestas a un formulario

Esta funcionalidad fue desarrollada para el siguiente uso de uno de nuestros clientes, que posiblemente te ayude a entender si también te puede ser útil:

• tienes un formulario del tipo "solicitar colaboración" que se rellena como mucho una vez por año por tu audiencia
• consigues acumular decenas de respuestas a ese formulario el primer año
• quieres que el segundo año las mismas personas lo tengan fácil para revisar los datos que dejaron el primer año y puedan hacer cambios

Eso es lo que a continuación te permitirá conseguirlo de una forma sencilla y a la vez segura, que preserve la privacidad de los datos.

Es más, se ha aprovechado para introducir la idea de que puedes permitir que alguien que acaba de responder a un formulario pueda hacer cambios en sus respuestas dentro de las primeras 48 horas, reemplazando a las respuestas originales. Veamos cómo hacer todo esto.

Índice

• Crear un formulario de contacto
• Configurar el permiso para modificar respuestas
• Costo de esta modificación de respuestas
• Cómo modificar mis respuestas a un formulario

Crear un formulario de contacto

Esto que explicaremos aquí no se refiere a los formularios de inscripción a un evento, sino a los formularios del módulo CONTACTOS, que habitualmente se usan para crear formularios de contacto, de solicitud de ayudas, de propuestas de colaboración, de encuestas de satisfacción, etc.

Como ejemplo, trabajaremos con este de aquí, que la fundación que ha pagado por esta mejora de la plataforma usa para convocar a las personas que quieeran solicitar ayudas:

Configurar el permiso para modificar respuestas

Hasta aquí es cómo ha funcionado siempre (por maś de 10 años) estos formularios: la gente los rellena y el administrador es avisado por correo y puede además consultar las respuesta en una tabla del panel de administrador.

Lo nuevo viene ahora: cuando desde el panel de administrador vamos a editar un formulario de contacto ahora encontramos esta sección:

En donde podemos definir de forma independiente si permitir o no la modificación de respuestas en estos 3 intervalos de tiempo:

• en las primeras 48 horas
• en el primer año
• más allá del primer año

especificando para cada intervalo una de estas 3 opciones:

• no permitir cambios
• permitir cambios y reemplazar las respuestas originales
• permitir cambios y almacenar como nueva respuesta

Cada una de esas posibilidades merece su explicación:

• no permitir cambios, es el comportamiento por defecto y se corresponde con lo que sucedía hasta ahora siempre. Simplemente la gente pasa por tu página, rellena el formulario y ya no puede hacer nada más al respecto.
• permitir cambios y reemplazar las respuestas originales, está pensado para permitir a las peersonas modificar las respuestas originales si acaso se equivocaron la primera vez, y por esa razón la opción razonable sería que las nuevas respuestas reemplazasen a las originales.
• permitir cambios y almacenar como nueva respuesta, está pensado para el caso de uso se ha explicado al inicio de la fundación que ha financiado esta funcionalidad en la plataforma: permitir que alguien que en su día (posiblemente hace meses o incluso más de un año) respondió a un formulario pueda

1) revisar qué respondió en su día
2) e incluso generar una respuesta nueva al mismo formulario aprovechando las respuestas al formulario, pues probablemente muchas sean iguales a la última vez (datos de contacto, datos biográficos, etc.)

entonces cuando esa persona pulse en el botón "enviar" del formulario, las respuestas se guardarán como un nuevo registro en la base de datos, tal cuál como si lo hubiera rellenado desde cero. La ventaja es que el sistema le dejó "heredar" las respuestas de la última ocasión.

A continuación veremos cómo lo experimenta y usan las personas que rellenan los formularios.

Costo de esta modificación de respuestas

Si llevas un tiempo usando nuestra plataforma ya sabrás que nuestro compromiso es la de **ofrecer el 100% de las funcionalidades a todo el mundo** y que cada uno pague por lo que usa.

Por esa razón, cuando alguno de tus contactos modifique su respuesta a un formulario que rellenó previamente, se te descontará la misma cantidad de saldo que cuando lo rellenó la primera vez.

Apenas con una excepción: los cambios que se hagan dentro de las primeras 48 horas no tienen costo. Entendemos que ya pagaste por que esa persona rellenó el formulario, y por tanto hemos querido incluir que pueda hacer cualquier cambio en las primeras 48 horas, sin ningún costo extra.

Cómo modificar mis respuestas a un formulario

Por último, nos vamos a poner en los zapatos de alguien que ha rellenado con anterioridad un formulario y ahora quiere modificar alguna respuesta o generar una nueva respuesta a ese formulario en base a una respuesta anterior.

Para ello es necesario que acceda como "usuario externo" al sistema. Para ello debe haber un acceso directo al "Acceso de usuarios" en alguna esquina del portal web, normalmente con un icono del tipo "usuario":

Si tu portal es de inscripciones, entonces sirve el mismo acceso que normalmente se llama "Mis inscripciones".

En ambos casos hay en la parte inferior un enlace que se llama "¿Olvidó su contraseña?" que debe usar esta persona que necesita revisar las respuestas a un formulario. Y debe hacerlo porqué si la única interacción que ha tenido esta persona con tu portal web es el de rellenar formularios, sabrás que nunca se le pidió una contraseña, entonces por esta razón necesita seguir este asistente para poder acceder y definir la contraseña de su preferencia.

Nota: las personas que se hayan inscrito en alguno de tus eventos o hayan comprado en tu tienda (si tienes habilitado el módulo TIENDA en tu portal web) no necesitan usar este asistente de pérdida de contraseña porqué ya tienen un usuario y una contraseña creados.

Como sea, una vez dentro verá el menú del "Panel de usuario":

• Debe visitar la sección "Datos de usuario" para definir una contraseña de su preferencia.
• Debe visitar la sección "Respuestas a formularios" para ver el historial de formularios que ha respondido.
• Y en el caso de que en tu portal se use el módulo de INSCRIPCIONES a eventos, entonces verá otro botón que se llama "Mis inscripciones"

Al visitar "Respuestas a formularios" se encontrará con algo como esto:

Y si pulsa sobre el botón con la "i" de información, o sobre el título del formulario, emerge un recuadro con los meta-datos de esa respuesta (fecha y demás), así como las respuestas que dió en su momento:

Fíjate que normalmente por defecto solamente aparecerá un único botón que se llama "Descargar PDF" que le permite a este usuario descargar las respuestas a su formulario. Esto es obligatorio por ley en cualquier  la legislación de cualquier país sobre privacidad de datos: los usuarios tienen derecho a saber y descargar todos los datos que guardamos de ellos.

Sin embargo, para los formularios que hayamos definido que se permite la modificación de respuestas, aparecerá un segundo botón "Modificar respuestas":

• en el caso de que en este momento no esté permitido la modificación de respuestas (primeras 48 horas, primer año, o más allá del primer año) entonces el botón aparecerá desactivado (en gris)
• en el caso de que en este momento si esté permitido la modificación de respuestas entonces el botón aparecerá activo.

En este segundo csao, al pulsarlo le llevará de nuevo al formulario original, ya PRE-RELLENADO con las respuestas que dió originalmente:

No se guardará ningún dato nuevo o cambio en la base de datos si no pulsa el botón "Enviar". Dependiendo de cómo hayas configurado el permiso para modificar respuestas, las nuevas respuestas se guardarán como un nuevo registro en la base de datos, o bien se guardarán en el mismo registro existente reemplazando las nuevas respuestas por las originales.

Si tienes alguna duda, por favor pregunta abajo en los comentarios.