Configuración de envío de notificaciones a coordinadores de eventos y responsables de grupo

Sirva esta mini-guía para aclarar cómo controlar en el módulo de INSCRIPCIONES de Barllo a quién enviar correos automáticos (llamados también transaccionales) durante el proceso de reserva. Nos interesa normalmente controlar qué mensajes se envían a los coordinadores de evento y a los responsables de grupo de procedencia (Asociaciones, clubes, etc...).

Resumidamente:

• Puede recibirlos cualquiera o puede recibirlos nadie, si así lo configuramos. O unos correos los pueden recibir unos usuarios mientras que otros correos los pueden recibir otros.
• Además, podemos personalizar esta configuración para cada evento que demos de alta en el sistema, según nuestras necesidades.

El menú del módulo INSCRIPCIONES

Para entrar en contexto, éste es el aspecto actual del menú del módulo inscripciones, del que vamos a ver varios de esos submenús en las líneas siguientes:

Editar opciones de configuración del módulo

Lo primero es visitar la configuración del módulo en donde hay una casilla en la que podemos especificar una o más direcciones de correo (separadas por punto y coma) y que recibirán copia de todos los correos que se en envíen, sin excepción. Lo cuál es un poco drástico, pero eso ya depende de las necesidades de cada administrador.

Definir un coordinador del evento

El siguiente paso es definir un coordinador en la ficha del evento que hemos creado para que se inscriban nuestros visitantes. Si vamos al "Listado de eventos" y de ahí entramos a editar el evento en cuestión nos encontramos arriba de todo con una lista que nos permite indicar cuál usuario del sistema queremos que haga las funciones de Coordinador del evento.

Especificar qué correos queremos que sí reciba el coordinador

Lo siguiente es ir más abajo en la ficha de edición del evento hasta llegar a la subsección llamada "Permisos durante el proceso de inscripción". Es una tabla en donde a modo de dos columnas podemos especificar no solamente qué correos recibirá el coordinador sino también que acciones de gestión de las inscripciones puede realizar (aceptar una inscripción o rechazarla, revisar documentación, agregar pagos manuales, modificar datos del inscrito, etc...).

Para ello tenemos -como se ve en la imagen de abajo- una primera columna de controles del tipo Sí/No. Y en una segunda columna de controles podemos hacer lo mismo para con los coordinadores de los grupos de procedencia. Punto que aclaro más abajo.

Coordinadores de grupo de procedencia

Los grupos de procedencia son usados opcionalmente en esta plataforma de inscripciones. Sirve para que por ejemplo si estamos organizando un campamento al que asistirán niños provenientes de diversas asociaciones culturales, podamos controlar ciertos aspectos del proceso de inscripción de forma diferenciada según la asociación de cada niño. Desde un reparto equitativo de las plazas disponibles hasta la posibilidad de dar de alta en la plataforma un usuario coordinador de cada asociación que va a poder colaborar y ayudar en el proceso de inscripción de "sus" niños.

Nosotros como administradores, podemos otorgar más o menos privilegios de acción y de información a este tipo de usuarios (exactamente con la segunda columna de la imagen de arriba). Pero siempre con la certeza de que esos usuarios solo tendrán acceso a la información de las inscripciones de los niños provenientes de sus asociaciones.

En concreto, si desde el menú "Grupos de procedencia" entramos a editar un grupo cualquiera, nos encontramos con el siguiente formulario en donde podemos escoger un usuario que previamente hayamos dado de alta en la plataforma (en Configuración/Gestión de usuarios) y que sea del rol "administrador" o bien "Registrations":

Una vez hecho esto, ya es responsabilidad nuestra como administradores mantener una coherencia a lo largo de los eventos que vayamos creando para otorgar siempre unos privilegios de acción/información homólogos para estos dos perfiles de usuarios coordinadores (de evento y de grupo).