Cuándo y cómo los inscritos pueden modificar sus datos de inscripción
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Muchos de nuestros clientes nos preguntan sobre las opciones de modificación de datos por parte de los inscritos. Algunos prefieren que los participantes no puedan hacer cambios sin comunicación manual, mientras que otros quieren permitir modificaciones hasta cierta fecha. En esta guía te explicamos cómo configurar estas opciones para tu evento.
Actividades o extras opcionales: lo básico
Si ya conoces nuestra plataforma, probablemente estés familiarizado con los extras opcionales. Si no, te recomendamos revisar nuestra guía completa sobre extras opcionales.
En resumen, los extras opcionales te permiten:
- Ofrecer a los inscritos listas de actividades (talleres, conferencias), objetos (merchandising) o servicios adicionales (transporte, alojamiento)
- Establecer precios para cada extra, aumentando el costo total de la inscripción
- Controlar el número de plazas disponibles para cada extra
- Configurar reglas de selección (mínimo y máximo de extras que pueden elegir)
Esta función es especialmente útil en congresos o cursos donde, por ejemplo, quieres que los participantes elijan dos talleres entre una oferta de veinte opciones disponibles.
Cómo configurar la modificación de datos
La configuración es sencilla, pero es importante destacar que debes hacerla individualmente para cada perfil de inscripción de tu evento, lo que te da flexibilidad para establecer diferentes políticas según el tipo de participante.
Para configurarlo:
- Ve a la ficha de configuración del perfil de inscripción
- Localiza el apartado Información básica
- Busca la sección Hasta cuando los inscritos pueden hacer cambios:
Opciones de configuración
1. Fecha límite para cambios (HASTA CUÁNDO)
Puedes elegir entre:
- Por siempre: Sin límite de tiempo para modificaciones
- Hasta el final del período de inscripción
- Hasta el final del evento
- Hasta una fecha específica: Estableces una fecha concreta
- Nunca: No se permiten modificaciones
La mejor opción dependerá de la naturaleza de tu evento y tu relación con los participantes.
2. Modificación de ACTIVIDADES O EXTRAS OPCIONALES
Esta configuración es crucial porque los extras normalmente están sujetos a control de plazas o stock:
- Nunca: Los inscritos deben comunicarse directamente contigo para cualquier cambio. Esta fue la única opción disponible durante los primeros 10 años del software, pensada para evitar problemas con los cupos limitados.
- Solamente los gratuitos: Permite modificar únicamente los extras sin costo. Aunque el inscrito cambie sus elecciones, el sistema mantendrá actualizado el control de plazas/stock en todo momento.
- Cualquiera: Permite cambiar cualquier extra, incluso los de pago. Si se elimina un extra de pago, se aplicará un descuento al precio total. Si se añade, aumentará el precio. Esto puede generar saldos pendientes o devoluciones si ya se había pagado.
Cómo lo experimentará el inscrito
Para modificar sus datos, el participante debe:
1. Acceder a la zona "Mis inscripciones" con su usuario y contraseña
2. Seleccionar la inscripción que desea modificar del listado
3. Una vez dentro, verá las listas de extras configuradas para su inscripción
Ejemplo práctico:
En un evento con dos listas de extras:
- Primera lista: "¡Ayúdanos a becar!" (opciones de donativo, DE PAGO)
- Segunda lista: "Grupos de trabajo" (talleres GRATUITOS incluidos en la inscripción)
Si el perfil está configurado para permitir modificar solo extras gratuitos, el inscrito:
- No podrá cambiar su selección en la primera lista
- Sí podrá modificar su selección en la segunda lista
Para ver/editar otros datos del formulario, el inscrito debe pulsar el botón "Mostrar el formulario de inscripción", que desplegará los campos con sus respuestas originales.
Los campos serán editables y aparecerá el botón "Enviar" únicamente si:
- El perfil de inscripción permite cambiar estos datos
- La fecha actual está dentro del periodo habilitado para cambios
Consideraciones adicionales
- Flexibilidad administrativa: Puedes modificar cualquier configuración en cualquier momento y el sistema aplicará los cambios inmediatamente.
- Notificaciones automáticas: Cuando un inscrito modifica sus extras, el sistema envía notificaciones por correo a:
* Usuarios administradores
* Coordinador del evento
* Responsable del grupo de procedencia (si utilizas esta función)
- Sin costos adicionales: Estos cambios no implican ningún costo extra para ti como organizador, ya pagaste la inscripción cuando la persona se registró inicialmente.
Para cualquier duda adicional sobre esta función, no dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.
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