Cómo se cuenta el número de plazas OCUPADAS

Per: Sergi Rodrígues
05-04-2019 23:05

En esta mini-guía quiero explicar de forma detallada esta cuestión que es una pregunta recurrente entre los usuarios administradores de eventos, y que cuesta de entender hasta que no se sabe lo que se explica a continuación.

Es una pregunta habitual

Es habitual que algunos usuarios administradores se pregunten cómo es posible que sigan recibiendo nuevas inscripciones para un evento para el cuál parece que ya han entrado tantas inscripciones como el cupo de plazas que se estableció.

La respuesta es ésta: porqué el cálculo de plazas OCUPADAS no se realiza según el número de personas que rellenaron el formulario de inscripción. De hecho, es un contaje que puede modularse de diferentes modos. Vamos a ver cómo configurar este asunto.

Cómo definir qué es una plaza OCUPADA

Hay que ir a la sección de Configuración del módulo INSCRIPCIONES:

Y una vez ahí encontramos esta opción "Estado de una inscripción necesario para ser contabilizada como ocupada":

Para esta opción de configuración hay 4 valores posibles:

  • Presentada
    Al escoger esta opción, el sistema contabilizará como ocupadas todas las solicitues de inscripción aunque ni tan siquiera no se haya validado el correo que se envía al inscrito en el momento de rellenar el formulario de inscripción. Está altamente no recomendado usar este valor para configurar el contaje de inscripciones recibidas. Pues muy probablemente esto hará que gente que nunca validó tan siquiera su correo esté OCUPANDO una plaza de otra persona que sí está realmente interesada en ocuparla. Piensa que por ejemplo hay gente que como se tarda en llegarle el correo enviado por la plataforma, o ese correo se le va a la bandeja de spam y no lo ve, o simplemente se equivocó al escribir su dirección de correo y entonces nunca le llegará, entonces SE INSCRIBEN OTRA VEZ. No sucede a menudo, pero sucede.
     
  • Validada (recomendado)
    Es lo más recomendado: contar como ocupada una plaza después de que la persona inscrita haya visitado el enlace que se le envió por correo inmediatamente después de rellenar el formulario de inscripción, y solo entonces.
     
  • Aceptada
    Si has configurado tu evento para que acepte de manera automática a todo aquel que se haya inscrito y haya validado su correo, entonces no notarás diferencia entre este valor (Aceptada) y el anterior (Validada), puesto que las inscripciones son aceptadas inmediatamente después de ser validadas. Sin embargo, sí notarás la diferencia si eres de los que no ha activado la aceptación automática de las inscripciones y te das el tiempo de revisar cada una de las solicitudes. En ese caso, posiblemente te interese escoger este tercer valor (Aceptada) para contar una plaza como OCUPADA.
     
  • Todo pagado
    Vaya, finalmente habrá quien quiera que la plaza sea solamente contabilizada como OCUPADA en cuanto el inscrito haya completado el pago de la misma. Obviamente, solo tiene sentido si el evento es de pago.

Ejemplo de contar solo inscripciones validadas

Con el siguiente ejemplo quedará más claro, puesto que probablemente estés aquí leyendo porqué te ha sucedido lo siguiente.

Se trata de que tienes configurado el valor Aceptada que se ha expuesto antes que es el valor por defecto para contabilizar una plaza como ocupada. Y tienes un evento que parece tener más inscripciones (=12) que plazas disponibles (=10):

Para entender a eso, debemos ir al Listado de inscritos y filtrar los inscritos para ese evento, y nos encontraremos con algo como lo de esta imagen (es un caso real, por eso he distorsionado la información personal de los inscritos):

Es decir, que de esas 12 solicitudes de inscripción que entraron hay 3 que todavía no han validado su dirección de correo. Por eso el sistema no las está contabilizando como plazas ocupadas.

¿Y ahora qué debo hacer?

Espero que estas explicaciones te hayan ayudado a comprender que contabilizar una plaza ocupada no es una ciencia exacta, y ninguna de las maneras de hacerlo es perfecta, pues todas tienen algunos casos que pueden "molestarnos" a la hora de tener control sobre el asunto. Solamente tú, como organizador del evento, puedes tomar la decisión de cómo contabilizarlas e indicárselo al sistema. Dependerá mucho de cómo trabajes, de cómo sea tu evento y tu gente, y de que sea de pago o no.

Ten en cuenta que puedes cambiar la configuración de este asunto sobre la marcha, cuando lo creas conveniente. Mi recomendación es usar Validada. Y es la que viene activa por defecto. Si te parece más conveniente otra, simplemente cambiálo y pruébala.

Etiquetes : plazas | administrador | panel

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