Contenido y uso correcto del "envío masivo" de correos

Guías anteriores

Estas 3 guías se publicaron en su momento (alguna es del 2017!) y su vigencia es prácticamente total. Así que si eres un nuevo cliente o no sabías qué es esto de los envíos masivos de correo deberías empezar por una lectura rápida de estas guías:

• Envío masivo de correos a inscritos aplicando filtros
• Gestión de correo dentro de Barllo
• Configuración de envío de notificaciones a coordinadores de eventos y responsables de grupo

¿Qué son los envíos masivos de correo?

Resumidamente, desde el módulo de INSCRIPCIONES podemos aplicar un filtro (botón "Buscar" en "Listado de inscritos") y luego usando el botón "Envío masivo de correos" podemos redactar un Asunto y un Cuerpo para enviarles a todos esos inscritos un mismo correo.

Esto se usa normalmente para filtrar los inscritos que aún no han pagado y enviarles un recordatio, por ejemplo. O también para anunciar a antiguos inscritos del año pasado la convocatoria a un nuevo evento.

Salvaguardando la "reputación" de nuestro correo

Esta práctica de enviar un mismo correo a muchos destinatarios es lo que habitualmente hacen los que practican el SPAM. Aunque en nuestro caso es totalmente legítimo: los destinatarios confiaron en nosotros y nos dieron su correo para recibir las notificaciones que creamos necesarias para darles el mejor servicio. Y cuando quieran pueden comunicarse con nosotros (con vosotros) y solicitar que no se les envíen  más correos (**deberás borrar su dirección de correo en su ficha de inscrito**).

Sin embargo, el software que suele usarse como FILTRO ANTISPAM en los servidores de correo no pueden distinguir tan fácilmente los envíos masivos legítimos de los ilegítimos. Y entonces es cuando uno puede perder mucha reputación como remitente legítimo si realiza este tipo de envíos de forma intensa o "no adecuada".

La peor consecuencia de esto es que esa mala reputación afectará a TODOS LOS CORREOS que se envíen en adelante desde la plataforma... anuncios, transaccionales, etc... y eso sí es un gran problema, porqué entonces todos esos correos empezarán a ser catalogados como SPAM -sin serlo-. Esto vino a ser peor de unos 3 años para acá porqué la mayoría de esos filtros ya NO entregan esos correos, ni tan siquiera a la conocida "bandeja de SAPM", sino que los devuelven o simplemente los IGNORAN !

Solución preventiva: NOTIFICATION.VIP

Esta semana -después de casi un mes de intenso trabajo técnico de desarrollo y configuración- por fin hemos estrenado una solución que nos va a dar mucha tranquilidad a la hora de realizar esos envíos masivos de correo LEGÍTIMOS.

Se ha montado un "servicio intermediario" en un nuevo nombre de dominio (notification.vip) a quien se le encargará el envío de esos correos masivos que ordenemos desde nuestro portal de inscripciones (en inscripcion.online). Esto sucederá de forma prácticamente transparente para nuestros clientes: hemos configurado cada una de sus cuentas para que les funcione sin tener que hacer nada.

Ventajas de usar notification.vip

• Si en algún momento algún envío que realice alguno de ustedes pusiera en riesgo la reputación de su dirección xxx@notification.vip (cada cliente tiene una cuenta de estas), NO AFECTARÁ bajo ningún concepto a la reputación de los correos enviados desde las cuentas yyyy@inscripcion.online que se usan para manejar el día a día de las inscripciones. Simplemente porqué son dos dominios diferentes y con dos IPs diferentes.
• El software desarrollado para el envío en notification.vip secuencia dichos envíos en lotes de 20 destinatarios por minuto !! Eso ayudará MUCHO a evitar una mala reputación en los filtros anti-spam, por ser un ritmo de envío moderado.
• Debes entender que el "inconveniente" de lo anterior es que cuando ordenes enviar un correo a tus 500 inscritos del año pasado tardará casi media hora en hacerlo (o más si hay otros envíos en cola). Pero la buena noticia es que con la tecnología de envío usada hasta ahora ni tan siquiera era posible enviar tantos correos de una sola vez. ¡Así que hemos ganado de sobras!
• notification.vip pone un mimo especial en otros detalles técnicos que hasta ahora eran difíciles de controlar cuando enviábamos el correo desde inscripcion.online, como por ejemplo ciertas cabeceras ("headers") como LIST-UNSUBSCRIBE, DKIM, SPF, DMARC... que han conseguido -en mis pruebas- que los correos enviados tengan un brillante 10/10 de reputación en los tests anti-spam :-)

La noticia no tan buena: ¡no debemos incluir imágenes!

Y he dejado para el final una noticia que no agradará a muchos. Aunque te pido que primero leas hasta el final lo que tengo que decir, pues te propongo una alternativa.

Los filtros antispam suelen PENALIZAR mucho su evaluación de la legitimidad de nuestro correo si contiene ciertos elementos. Los más destacables y fáciles de conciliar son estos:

- Si incluímos imágenes, penaliza bastante. Ya sé, parece carecer de mucho sentido y es difícil de justificar, pero créeme que así es.
- Si incluímos "demasiados" enlaces a páginas web dentro del correo también penaliza. Aunque no queda muy claro el grado de afectación.

Dicho lo anterior, es obvio que casi SIEMPRE vamos a necesitar sí o sí incluir al menos UN ENLACE en nuestro correo. Sin embargo, vamos a tratar de no incluir enlaces que no sean estrictamente necesarios.

Con las imágenes es diferente: podemos no incluir NINGUNA IMAGEN. En realidad es totalmente innecesario, y debes creerme cuando digo que te ahorra 2 puntos de penalización sobre 10 el incluir o no una imagen. ¡Una sola imagen!

Entonces, respecto a las imágenes...

• No incluiremos el logotipo de nuestra organización o empresa en la cabecera o el pie (firma) del correo. Es innecesario: en su lugar escribe el nombre de la organización solamente. Puedes ponerle negritas sin problema. De hecho, ya hace un par de meses, me di a la tarea de REVISAR Y MODIFICAR la plantilla de envío de correso de cada uno de los clientes de inscripcion.online para reemplazar los logotipos por el nombre escrito del proyecto, empresa u organización (club, asociación, etc...).
   
• Si para algún correo crees que necesitas incluir una imagen, por ejemplo un calendario de actividades, o de precios, o de lo que sea... haz lo siguiente:
   
  1. crea en tu portal de inscripciones una nueva página en el Menú
  2. incluso puedes marcarla como "no visible en el menú" para que no se sea accesible desde los menús
  3. en ella redactas un título, un párrafo introductorio e incrustas la imagen o imágenes que necesitas que vean tus destinatarios del correo
  4. en el redactado del cuerpo del correo a enviar incluyes el ENLACE A DICHA PÁGINA (URL)

Y voilà... estamos haciendo más ligero nuestro correo, estamos haciéndolo mucho más legítimo, además menos intrusivo para los destinatarios porqué visitarán ese enlace solamente si les interesa y no les cargarà la imagen en su buzón de correo, con el consecuente ahorro de ancho de banda y de almacenamiento.

Los que nos dedicamos a esto de la computación y la informática desde hace décadas llevamos haciendo este tipo de envíos desde hace años. Aunque yo entiendo que el usuario común está a costumbrado a METER DE TODO en sus correos (he visto cosas que no podrías imaginar!). Pero créeme, que si no lo has hecho nunca como te lo acabo de describir arriba, es super cómodo para todos una vez que te acostumbras. Y de hecho mucho más ordenado para uno mismo también.

Pero entonces, ¿qué puedo hacer sin ningún peligro? Recomendaciones a seguir

Con todo esto que te he contado tal vez tengas duda acerca de si puedes o no seguir enviando este tipo de correos. Déjame decirlo claro: más que nunca puedes usar el botón "envío masivo de correos" que trae el módulo de INSCRIPCIONES.

Solamente procura:

1. No realizar "demasiados" envíos. Y con eso me refiero a demasiadas comunicaciones a los mismos destinatarios. Es decir, no pasará nada si envías un correo a 500 inscritos. ¡¡Pero entraremos todos en problemas si envías 10 correos cada mes a las mismas 50 personas!! Pues los filtros-antispam verán eso como un acoso y nos meterán en una lista negra rápidamente.
2. No realices emvíos a direcciones muy antiguas (inscritos de hace más de un año y medio). Apenas como mucho a los inscritos del año anterior. ¿Porqué? Pues porqué mucha gente cambia de correo una vez al año (sea porqué su correo personal perdió su contraseña, cambió de móvil, cambió de trabajo y en su antigua empresa eliminaron su cuenta de correo, etc...), Y debes saber que si tus correos son devueltos por los servidores de destino por no existir la cuenta destinataria, rápidamente también nos meterán en listas negras, porqué es un síntoma bastante inequívoco de SPAM.
3. Si alguno de tus destinatarios solicita no recibir más notificaciones ELIMINA SU DIRECCIÓN DE CORREO en su ficha de inscripción, para evitar enviarle más correos. No solamente es obligatorio por ley, sino que además nos evitará que te reporten como SPAM esos usuarios si llegan a recibir otro correo.
4. No incluyas imágenes en el cuerpo de tus correos, ni en la cabecera ni en la firma. En su lugar sigue los pasos que describí en el apartado anterior para llevar al destinatario del correo a visitar una página en donde ver la información y las imágenes que quieres mostrarle.

Debes saber que desde INSCRIPCION.ONLINE...

Nuestro nuevo sistema de "envío masivo" de correos ya no permite incluir imágenes en el correo. Por si acaso algún usuario no llegó nunca a leer este artículo y otro con estas recomendaciones. Pruébalo si quieres, pero te mostrará un mensaje de error. Esto va en veneficio de todos.

Estaremos monitoreando los envíos masivos que realicen nuestros clientes, para supervisar que se siguen las mejores prácticas recomendadas. No se permitirá el envío indiscriminado, bajo pena de cancelar esta funcionalidad de envío masivo al cliente que incurra en malas prácticas. Nos obliga la ley y la responsabilidad para con todos los otros clientes para los que queremos conservar la mejor reputación posible para nuestros envíos masivos legítimos.

En este sentido, después de 11 años puedo decir que no hemos tenido ninguna mala experiencia con ningún cliente. Todos han colaborado para hacer mejor las cosas cuando se les ha recomendado. Pero en fin, es nuestra obligación mencionarlo.

En fin, aquí dejo este artículo, y por favor espero que me regaléis como siempre vuestros comentarios que son una buenísima retro-alimentación normalmente. hazlo aquí abajo, por favor!