Cómo detectar y corregir las direcciones de correo que no existen

  Sergi Rodrígues
20-05-2021 20:05  
19 minutos de lectura  

Cuando las personas se inscriben a tu evento, algunas de ellas se equivocarán al escribir su dirección de correo. Por suerte no son muchas personas, pero al menos sucede en una de cada 40 inscripciones. Algunas veces salta a la vista porqué en lugar de "yahoo.com" pusieron "yahoo.om", pero otras veces no es fácilmente detectable. Sea cuál sea el caso, es muy necesario detectar estas direcciones de correo inexistentes y corregirlas. Vamos a ver cómo hacer ambas cosas.

Cómo detectar direcciones de correo inexistentes

Es el primer paso. Y es el más sencillo. En la barra lateral izquierda del panel de administrador, arriba de todo verás siempre un sobre de correo y a su lado un número indicando el número de correos no leídos en la bandeja de correo ENTRANTE. Si pulsas sobre el sobre te llevará a esa bandeja de correo:

Qué es esa bandeja de CORREO ENTRANTE

La plataforma de inscripciones envía varias notificaciones a lo largo del proceso de reserva a quienes se inscriben: desde un primer correo con un enlace que el inscrito debe visitar para validarse como propietario de la dirección de correo que ha indicado, hasta notificaciones después de ser aceptada la inscripción o de realizar un pago con éxito o de subir un documento, etc.

Al crear un portal de inscripciones para un nuevo cliente, creamos también un par de direcciones de correo para que hagan de remitentes a la hora de enviar notificaciones o correos masivos (recordatorios, anuncios, etc...). En realidad, los inscritos no deberían responder a esos correos del sistema, porqué se les invita a contactar con el orgnizador del evento a través de canales más oficiales, sin embargo a veces lo hacen.

Así que primeramente, en la bandeja de correo ENTRANTE encontrarás correos de tus inscritos enviando información extra o solicitándola. Por tanto, es una razón más para estar pendiente de ese indicador del sobre en el panel de administrador cada vez que trabajes como usuario administrador.

Pero también encontrarás en esa bandeja los correos devueltos cuando la dirección de destino no existe, que es el caso que te ha traído a esta guía. Estos correos los vas a ver marcados en rojo en la bandeja, como se ve en la imagen de arriba.

Nota: es muy importante atender y corregir estos correos en rojo, porqué si no se hace pasarán unas cuantas cosas muy malas...

  • El inscrito en cuestión ya no recibirá ninguna otra notificación de nuestra parte, así que estará incomunicado.
  • Tampoco podrá acceder a la zona privada para inscritos, porqué tratará de hacerlo -probablemente- con la dirección de correo correctamente escrita, la cuál probablemente no existe en la plataforma, o si existe no está asociada a la última inscripción que hizo (!).
  • Algunas de estas personas, viendo que no les llega el correo de validación de su cuenta, volverán a inscribirse por segunda vez, con lo que se te acumularan inscritos duplicados.
  • El sistema tratará de enviar nuevos correos a esa dirección inexistente. Lo más habitual es que el organizador del evento, o un colaborador con acceso a las inscripciones, vea que el inscrito no validó su dirección de correo y le "reenvíe" el correo con las instrucciones. Pero ese correo nunca llegará porqué la dirección sigue sin estar corregida. Así que el sistema tratará de enviar más y más correos a esas direcciones inexistentes.
  • El hecho de enviar correos a direcciones inexistentes es uno de los principales motivos que tienen los filtros anti-spam para considerarte un enviador de SPAM. Así que cuando llevas enviados unas cuantas decenas de correos a direcciones inexistentes, ten por seguro que tu dirección de correo entrará automáticamente en unas cuantas listas negras y en adelante TODOS tus correos (incluyendo los legítimos a direcciones existentes de otros inscritos) empezarán a ser VETADOS sistemáticamente en muchos otros servidores. Créeme, no quieres eso!!

Sé que parezco un tanto alarmista señalando estos hechos, pero de verdad que esto nos ha dado muchos problemas en años anteriores. Por tanto, por el interés de todos llevamos un control férreo sobre este tipo de correos devueltos y vigilamos que nuestros clientes los atienden.

Qué hago con un correo devuelto

El único inconveniente para tratar con estos correos devueltos automáticamente por un servidor de correo es que el mensaje está 100% en inglés. Vaya, eso a día de hoy no debería ser ningún problema porqué puedes acudir a cualquier traductor en línea para que te ayude si el inglés no es tu fuerte. En este ejemplo de la imagen de abajo, el servidor de gmail indica que la cuenta NO EXISTE ("does not exist"):

La buena noticia es que lo más crítico que tenemos que hacer es averiguar cuál es la dirección de correo que ha sido rechazada, lo cuál es bastante fácil. Y a ser posible debemos averiguar cuál es el motivo. Suelen haber 4 motivos:

  • El servidor de destino no existe. Ejemplo: javier77@gemail.com
  • El servidor de destino existe pero el buzón no. Ejemplo: jarvier77@gmail.com
  • El buzón de destino está saturado y no le queda más espacio (créeme sucede...).
  • Nuestra dirección de correo remitente, o la IP de nuestro servidor ha sido metida en una lista negra anti-spam.

En el ejemplo de la imagen de abajo vemos que no se pudo localizar el servidor de correo de destino ("host"). Claro, en este caso "gemail.com" no existe. Este "correo devuelto" en realidad nos lo envía nuestra propio servidor de correo que trató de contactar con la dirección de destino que le dimos pero obviamente no pudo contactar nunca con ese servidor "gemail.com" ("host lookup did no complete"):

Si se da el último caso, es decir que nuestro correo fue rechazado por alguna causa relacionada con filtros anti-spam, contáctanos inmediatamente y nosotros gestionamos la incidencia. En estos casos hay que iniciar una serie de trámites con diferentes servicios de anti-spam para legitimar la reputación de nuestros envíos. Como se dijo al inicio de esta guía, esto suele suceder cuando se reincide en enviar muchos correos a muchas direcciones inexistentes, y entonces sí estamos en problemas porqué nos vetarán la recepción de correos en los principales servidores de internet (gmail, hotmail, etc...), aunque sea a direcciones de correo existentes.

En cualquiera de los otros casos -cuando no tenga que ver con spam-  deberás ponerte encontacto con la persona inscrita (normalmente por teléfono) para que te deletree la dirección de correo o bien te facilite otra dirección alternativa. Más abajo explico cómo debemos manejar todo esto en el panel.

Cómo corrijo la dirección de un inscrito

Tal vez pienses que esto no hace falta explicarlo o no necesitas leerlo, pero te recomiendo que lo hagas, porqué a veces es más complejo de lo que parece. Ahora lo veremos con un ejemplo, paso a paso.

Hay 3 posibilidades:

  • Esta persona ha realizado una única inscripción. Es el caso más sencillo de resolver: simplemente accede a la ficha de su inscripción y cambiale la dirección por la que te haya dado por teléfono. Y le reenvías desde ahí mismo el correo con instrucciones para que valide la nueva dirección.
     
  • Esta persona ha realizado más de una inscripción, pero son duplicados. La mitad de las personas que se inscriben y se equivocan la primera vez al poner su dirección de correo, nunca llegan a recibir ese primer correo de validación para continuar con el proceso de inscripción y pago (si procede). Así que se impacientan y se vuelven a inscribir. Créeme: he visto gente que se ha inscrito hasta 4 veces. También lo hacen cuando ese correo de validación se tarda más de 10 minutos (eso puede ocurrir por motivos ajenos a nosotros, suele ser por causa de los filtros anti-spam de Gmail que obliga al remitente del correo a esperar un tiempo y reenviarlo... dicen que para demostrar que no es spam... pero vaya, molesta mucho este retraso que a veces ha llegado a ser de más de una hora). En estos casos, simplemente elimina todas las inscripciones que estén mal y quédate con la correcta. Si no hay ninguna correcta (es raro...pero puede suceder) eliminalas todas menos una, a la que le pondrás la dirección de correo correcta (que te haya dado por teléfono la persona inscrita).
     
  • Esta persona ha hecho dos o más inscripciones con variaciones del mismo correo. Este es el caso complicado de corregir y es lo que te voy a explicar en el resto de esta guía. No es difícil, pero sí requiere de unos cuantos pasos, que los realizarás en poco más de 1 minuto. Este caso es bastante común: un papá inscribe a sus dos hijas en un campamento de verano o en un curso, pero en una de las inscripciones ha indicado su dirección de correo de forma equivocada, con un error u otro.

En este último caso el sistema le habrá creado un usuario por cada dirección de correo diferente que haya usado. Es decir, que en el sistema habrá varias inscripciones de una misma persona asociadas a diferentes usuarios. Vamos a ver cómo resolverlo, es sencillo cuando se sabe cómo.

Supongamos -como ejemplo- que entre los correos devueltos teníamos esta dirección "sergio.cero@gemail.com", entonces lo primero que tenemos que hacer es usar el diálogo de búsqueda del Listado de inscritos para hallar la(s) inscripcion(es) asociadas a esa dirección:

Es raro que se haya equivocado en dos inscripciones, suele ser una sola. Como sea, los cambios que realizaremos a continuación afectarán a todas las inscripciones asociadas a esa dirección de correo. Así que abrimos una cualquiera de ellas:

Lo primero que intentaremos es cambiar su dirección de correo, reemplazando la actual (sergio.cero@gemail.com) por la correcta (sergio.cero@gmail.com), pero al tratar de "Guardar cambios" se recargará la página con este mensaje de error:

Entonces debemos cambiarle el usuario. Es decir, el usuario actual que es propietario de esta inscripción es el #2069, y es el que está asociado a la dirección de correo inexistente "sergio.cero@gemail.com". Debemos hallar el usuario asociado a la dirección correcta ("sergio.cero@gmail.com") y asignarlo a esta inscripción. A lo último, podremos eliminar el usuario #2069 que no nos sirve para nada.

Veamos cómo hacer ese cambio de usuario (o contacto) propietario de una inscripción.

Como cambiar el CONTACTO propietario de una inscripción

Pulsamos en el botón con la rueda dentada:

Borramos la dirección que aparece y empezamos a escribir la correcta. Rápidamente el sistema nos mostrará una lista desplegable con los usuarios existentes en la Lista de contactos del módulo CONTACTOS que coinciden ya sea en el nombre o en la dirección de correo:

Al seleccionar el contacto correcto, el sistema nos mostrará debajo un recuadro con la dirección seleccionada y el nombre del usuario. Piensa que ese nombre no debe porqué coincidir con el del inscrito. Pues cuando se realiza una nueva inscripción y el sistema tiene que crear un nuevo usuario (contacto) en el módulo CONTACTOS, toma como nombre el del inscrito. Es decir, que el contacto existente podría tener el nombre de la otra hermana que este papá inscribió anteriormente.

Como sea, en cualquier caso se nos muestra también un nuevo botón con el ID del nuevo contacto, en este caso: #1101, que es recomendado pulsarlo para abrir en otra pestaña del navegador la ficha de ese otro contacto y comprobar que realmente se trata de quien creemos.

Finalmente, pulsaremos sobre el botón Guardar cambios, aunque es importante que si realmente no vas a querer guardar cambios pulses el botón Cancelar porqué si no lo haces y luego pulsas cualquier otro botón "Guardar cambios" que se ve en esa página entonces ¡¡ se realizará igualmente el cambio de usuario !!

Al Guardar cambios se recargará la página y veremos dos cambios: cambió el ID del botón del contacto: #1101. Y también cambió la dirección de correo asociado a la inscripción a "sergio.cero@gmail.com". En realidad hay otro cambio que no se ve: también se cambió la contraseña: el sistema tomó la contraseña del usuario #1101 y se la asignó a esta inscripción.

Nota: Recuerda que aunque la caja de la contraseña se vea SIEMPRE vacía, en realidad sí hay una contraseña guardada en la base de datos. Solamente debes escribir ahí una nueva contraseña cuando quieras cambiarla. Esto se hace así porqué siguiendo los estándares de seguridad, en la base de datos no se guarda la contraseña tal cuál, sino una versión cifrada y transformada que no es RECUPERABLE en su forma humana legible, así que por eso no se puede mostrar. De este modo, nadie -ni tan siquiera el administrador del servidor- puede acceder a la misma... solo se puede reemplazar. Por eso se muestra siempre "en blanco".

Finalmente re-enviamos al inscrito el correo con el enlace de validación pulsando en el botón que hay más abajo "Reenviar instrucciones":

Si todo va bien, el correo de validación ahora sí será enviado con éxito y el inscrito visitará el enlace de validación contenido en el mismo, quedando validada la inscripción.

En la ficha de la inscripción verás que todos estos cambios aparecen reflejados en el Historial de notas del sistema, lo cuál será de particular interés en ciertos casos, por ejemplo si hay otros usuarios administradores ayudando en la gestión de inscripciones, para entender qué sucedió.

Lo último: borrar el contacto con la dirección de correo incorrecta

Ahora debemos borrar el contacto generado inicialmente en el sistema con la dirección de correo incorrecta. Esto es necesario para evitar que en el futuro estemos enviando notificaciones a direcciones inexistentes. Y además, no necesitamos para nada ese "contacto" pues en realidad es un mal duplicado de otro ya existente.

Vamos al Listado de contactos del módulo CONTACTOS:

Y usamos la casilla de búsqueda para hallar dicho contacto. Pondremos la dirección incorrecta y veremos que aparecen ambos contactos: el correcto (#1101) y el incorrecto (#2069) y es porqué la dirección incorrecta también aparece en el historial de notas del sistema del contacto correcto. Como sea, entramos a la ficha del que no está correcto:

Esto es lo que hubiéramos visto en la ficha del contacto no-correcto (#2609) antes de que le asignáramos su inscripción al otro contacto (#1101):

Pero si entramos ahora, debes ASEGURARTE de que ya no aparezca ninguna inscripción asociada antes de borrar el contacto. Apenas lo que veremos es que efectivamente ese contacto tiene la dirección de correo incorrecta. Nada más hemos de pulsar el botón eliminar:

 

Resumen

Y eso es todo. El proceso no es tanto complicado como "meticuloso". Lo más importante es entender el transfondo:

  • Existe un contacto (usuario) asociado a cada inscripción en el sistema.
     
  • No pueden haber dos contactos con la misma dirección de correo.
     
  • Cada contacto puede ser propietario de varias inscripciones.
     
  • Si alguien se inscribe habiendo iniciado sesión previamente como contacto, entonces el sistema asociará AUTOMÁTICAMENTE la nueva inscripción a SU usuario y NO SE LE ENVIARÁ UN CORREO DE VALIDACIÓN.

    Nota importante: esto es nuevo de este mes de Mayo de 2021 !! Anteriormente siempre se había de validar la dirección de correo. En cambio ahora, el sistema es mucho más cómodo y rápido. Un usuario ya registrado puede hacer varias inscripciones en cuestión de pocos minutos y sin validar cada vez su correo.
     
  • Si alguien se inscribe no habiendo iniciado sesión y se equivoca al indicar su dirección de correo en el formulario de inscripción, entonces el sistema le creará un nuevo usuario y nosotros deberemos hacer el proceso explicado en esta guía para asignar la inscripción al usuario pre-existente, y luego borrar ese segundo contacto con la dirección de correo incorrecta.

De todos modos, si tienes alguna duda, comenta abajo.

Etiquetas : correo | inscripciones | seguridad | panel

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