Guía para cancelación de inscripciones

Diferencia entre rechazar y cancelar una inscripción

Rechazar una inscripción

Rechazaremos una inscripción como alternativa a aceptarla. Es decir, si has configurado tu evento para que la aceptación de las inscripciones entrantes no sea automática, y por tanto requieren que las aceptes una a una (habitual cuando son eventos cerrados para socios de un club), entonces te encontrarás con esto a la hora de aceptar una inscripción:

En ese momento, la mayoría de las veces pulsaremos en el botón Aceptar y el sistema cambiará el estado de la inscripción y le notificará al inscrito una notificación (por ejemplo, indicando que ya puede pasar a pagar).

Pulsaremos el botón Rechazar en el caso de que tengamos un motivo para no permitir inscribirse a esa persona (faltan datos, se equivocó de modalidad de inscripción -por ejemplo gente que se inscribe como SOCIOS no siéndolo, para pagar menos, etc.). El sistema nos deja incluir un mensaje personalizado en la notificación que se envía al inscrito:

Ten en cuenta que una vez rechazada una inscripción ya no tiene vuelta atrás, pues ya se le envió el correo de notificación a la persona que se inscribió y podría llegarse a situaciones CONFUSAS si el sistema te dejase "des-rechazar" esa inscripción. Si llega a pasar eso por error, entonces esa persona ha de hacer de nuevo la inscripción.

Cancelar una inscripción

Cuando una inscripción ya ha sido aceptada entonces aparecen estos botones activos en relación a su ESTADO:

Es decir:

• Quitar aceptado: al pulsarlo el sistema regresará la inscripción a su estado de PENDIENTE DE ACEPTACIÓN, y enviará una notificación al inscrito avisándole de ello.
• Rechazar: que funciona como hemos visto más arriba. Es un cambio de estado NO REVERSIBLE.
• Cancelar: que se parece mucho a rechazarla, pero luego veremos sus diferencias en detalle. Cuando pulsamos el botón nos da la opción de incluir un redactado a este caso concreto, que se incluirá en la notificación que el sistema enviará a la persona inscrita.

Diferencias concretas entre RECHAZAR y CANCELAR

Para el sistema, el tratamiento que van a recibir las inscripciones rechazadas y las canceladas es apenas el mismo:

• ambas quedan marcadas en los listados de modo especial, incluso cuando exportamos en CSV la tabla de inscritos
• ambas son excluídas a la hora de enviar notificaciones de recordatorios de pago
• ambas son excluídas en la cuenta del número de plazas ocupadas en el evento

Entonces, ¿para qué usar dos estados diferentes casi para lo mismo? Pues por una cuestión más semántica que funcional. Tanto para los organizadores del evento como para el mismo inscrito, no es lo mismo llamarlo una "cancelación" que un "rechazo" de la inscripción.

Esto donde más claramente se refleja es en los filtros de inscripciones que podemos aplicar en el Listado de inscritos:

Es decir, más adelante podremos filtrar las rechazadas por un lado y las canceladas por otro, ya sea para enviarles un "correo masivo" (a ese grupo de inscripciones) o bien para contactarlas una a una.

Del mismo modo, en el listado también quedan señaladas de modo distinto:

Aclaración en cuanto a la DEVOLUCIÓN DE DINERO

Cuando se rechaza una inscripción no ha habido todavía un pago, porqué normalmente se rechaza antes de aceptarla, y por tanto el inscrito aún no ha podido pagar nada.

Pero cuando cancelamos una inscripción, el motivo puede ser múltiple (el inscrito abandona el evento antes de comenzar, o a la mitad, etc.) y en muchos de esos casos ya ha habido un pago parcial (reserva de plaza) o total por parte del inscrito. En este caso, el sistema no efectuará ninguna DEVOLUCIÓN AUTOMÁTICA del dinero.

Es decir, queda en manos del administrador del evento:

1) Realizar la devolución del dinero en sí, teniendo en cuenta que desde la plataforma no se puede hacer ninguna devolución. Si no hace mucho tiempo del pago y fue por tarjeta, normalmente la pasarela de pago en cuestión (Stripe, PayPal, Redsys,...) te dan en su panel un botón "Reembolso" (o "Refund") con el que con apenas un clic se cancela el pago y el inscrito recibe de vuelta su dinero.

A ti te toca ANOTAR que se le devolvió X dinero al inscrito en su ficha. Para eso debes agregar un PAGO MANUAL con valor negativo en la ficha de la inscripción:

2) Notificar y explicar al inscrito qué se le devuelve, o qué no se le devuelve. Fíjate que en el paso anterior, cuando anotas la devolución, el sistema te da la opción de Enviar correo al inscrito, y ahí puedes personalizar un mensaje para el inscrito aclarando el monto y la razón de la devolución: