Cómo solicitar documentación extra a los inscritos

Sergi Rodrígues  
27-04-2022 23:36  
7 minutes read  

Algunos organizadores de eventos requieren que los inscritos entreguen cierta documentación una vez aceptada su solicitud de inscripción, como un requisito más, igual que el pago. Suelen ser eventos para niños, en donde por ejemplo en España se solicita a los papás que suban una foto o escaneado de la tarjeta sanitaria del niño.

En estos casos se ha implementado ahora (Abril de 2022) un recordatorio automático que es enviado por correo a los inscritos cuya inscripción esté aceptada pero aún no hayan completado la presentación de documentación. Veamos los detalles al respecto.

Flujo de subida de documentos

Desde el panel de administrador el organizador del evento puede definir una lista de documentos a subir por parte de los inscritos. No son necesariamente todos de obligada presentación, a veces son alternativos entre sí. Eso debe especificarlo en el título y descripción de cada uno.

Así lo ve el inscrito cuando accede a gestionar su inscripción:

Y una vez subido un documento:

Es decir, queda en estado de ESPERA (pendiente de REVISIÓN) hasta que lo revise uno de los usuarios administradores y lo apruebe como válido. Así lo ve el organizador del evento en la ficha de esa inscripción:

En la imagen de arriba se ve el caso de que ya se aprobó el documento llamado "Tarjeta sanitaria" y queda por aprobar un segundo PDF subido como "Pasaporte". Y el inscrito ve esta misma información así:

Comentarios:

  • Ambos usuarios (inscrito y organizador) pueden eliminar un documento ya subido.
  • El organizador también puede subir un documento del inscrito, porqué a veces los inscritos envian un reemplazo de un documento mal subido por algún otro canal (correo, mensajería, etc.)
  • Los documentos subidos se guardan en el servidor encriptados y se desencriptan en tiempo real cuando se consultan o se descargan. Todo ello para proteger la privacidad de los mismos ante cualquier posible intrusión.

En el listado de inscritos, el organizador del evento puede ver cuántos documentos ha subido cada inscrito. Si están todos sin revisar aparece en rojo esa cantidad, si hay alguna sin revisar aparece en naranja, y si están todos revisados aparece en verde:

 

Entrega de documentación como REQUISITO

Vamos al último punto: normalmente, los organizadores que dan la opción a los inscritos de subir documentación no es como algo OPCIONAL sino que suele ser NECESARIO por alguna razón legal. Entonces, debemos hacer un paso más como organizadores: en la configuración del perfil de inscripción debemos definir como la opción "Requiere entrega de documentación paralela".

De este modo, en el listado de inscritos la columna "D" con un icono en forma de "documento" ya no aparecerá en gris, sino que será de color amarillo o verde según el inscrito haya completado la documentación que se le requiere:

Sin embargo, para que el sistema sepa si un inscrito entregó ya toda la documentación requerida tienes que indicarlo tú manualmente, en la ficha de la inscripción:

 

Recordatorio automático por correo

Desde la actualización del sistema de este mes (abril 2022), el sistema va a enviar una notificación por correo a todos los inscritos que no hayan entregado toda la documentación, 24 horas antes de la fecha límite de entrega de la misma que hayas definido en la ficha del evento:

Nota: si dejas en blanco esta fecha entonces no se enviará ninguna notificación.

Puedes personalizar el redactado de esa notificación que el sistema construye por defecto, en la ficha del perfil de inscripción. Es decir, que si tienes varios perfiles de inscripción a un mismo evento (niños vs. monitores) y cada uno de ellos ha de entregar documentación diferente, entonces puedes personalizar la redacción de la notificación para cada perfil. Incluso si tu portal usa más de un idioma, puedes personalizar el redactado para cada idioma:

Nota: el correo se enviará solamente a las inscripciones que hayan sido aceptadas.

 

Últimos comentarios acerca de los documentos de los usuarios

  • De todos modos, debes saber que en el formulario de inscripción también puedes incluir preguntas que soliciten la subida de una imagen o de un documento. La única diferencia es que la herramienta "Documentos del usuario" que hemos presentado en esta guía permite que los inscritos suban los documentos UNA VEZ APROBADA su inscripción, y no antes.

    Es decir, en ciertos escenarios de uso los organizadores prefieren "ponerlo fácil" a la hora de solicitar inscribirse a un evento, y prefieren POSPONER la subida de documentación por parte de los inscritos para una vez rellenado el cuestionario de inscripción y aprobada la inscripción.
     
  • El sistema no considera como COMPLETA una inscripción hasta que esté pagada (si se requiere) y hasta que esté marcada como "documentación completada" (si se requiere). Solo entonces se enviará automáticamente un último correo a quien se inscribió notificándole que se completó su "proceso de inscripción". Puedes personalizar a tu gusto el redactado de ese correo en la ficha del perfil de inscripción en el área de "Textos clave".
     
  • Cuando finaliza el evento (según las fechas definidas para el mismo) el sistema propone a los organizadores eliminar "con un clic" las respuestas a los campos confidenciales del formulario de inscripción al evento. Pero además también puedes (debes, se recomienda según la RGPD europea) eliminar los "Documentos de los usuarios" subidos según se ha indicado en esta guía.

    Eso lo haces desde el listado de eventos, pulsando sobre la suma de espacio ocupado por esos documentos:

Nota: cuidado porqué ese borrado NO TIENE VUELTA A ATRÁS, y se borrarán esos documentos de forma irrecuperable (!!!).


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